【MOS対策のヒント】Excelグラフ各要素の名前をマスターする

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グラフ要素をマスターしてMOSの点数アップ!

まもなくMOS2016もはじまろうか、という、2016年の年末となっておりますが、

【MOS対策のヒント】今回は、Excelのグラフについてです。

Excelのグラフが苦手! という方に

Excelの中でも、グラフが苦手! という方はけっこういらっしゃると思います。

むずかしいと感じるひとつの要因として、「グラフの中の要素の名前がわかりにくい」ことが挙げられます。

MOSの問題文には、すべてこの要素名で出題されるのですが、

「2014年度のデータ系列に、データラベルを表示してください」と言われても、

「データ系列」ってなんだっけ? 「データラベル」ってなんだっけ?

というところから始まると、けっこうきついですね。

グラフの要素の名前を、動画で覚えよう!

グラフ要素の名前は、1枚の紙に書くと、たくさん並んでしまって分かりにくくなりがちです。

そこで、グラフの中の要素の名前を一つずつ説明する動画を作成しました。

一つずつ説明していますので、こんがらがらずに、一つずつ覚えていただけるのではないかと思います。

以下、動画についている説明文をまとめておきます。

グラフエリア

グラフの枠全体を指します。グラフの要素すべてがこの中に入っています。

プロットエリア

グラフエリアの中で、実際にグラフが描かれている部分です。

縦軸

たて方向の軸の、目盛りに書いてある数字とかのことです。

普通のグラフだと、たて方向の線そのものを「縦軸」と言いますが、Excelの場合、そこに書いてる文字のことを「縦軸」といいます。

動画の例(折れ線グラフ)だと、縦軸が「値」を意味しているので、「値軸」ともいいます。

横軸(横軸ラベル)

よこ方向の軸に書いてある文字のことです。

これも普通は、よこ方向の線そのものを「横軸」といいますが、Excelの場合、そこに書いてる文字のことを「横軸」といいます。

動画の例だと、横軸が項目を表すので、「項目軸」ともいいます。

※横軸内のひとつひとつの項目名のことを「横軸ラベル」と呼びますが、もうひとつ、横軸の全体の説明文のことも「横軸ラベル」と呼びます。2つのものが同じ名前で呼ばれているので、とっても分かりにくいです。

しかも、横棒グラフの場合は、ちょっと意味が変わってきます。詳しくはあとでご説明します。

MOS試験に出題されたら、その問題の全体の意味から、どちらかを判断してください。

凡例

各色のグラフ(系列)と、それが指す系列名の対応表です。

系列(データ系列)

ひとつの色のグラフにあらわされる、データの集まりです。動画の例だと、折れ線一本ずつのことを指します。

マーカー(データマーカー)

ひとつひとつのデータを表す図形です。動画の例だと、折れ線の中の「・」1個のことです。

選択する時は、まず系列をクリックして、もう一回目的のマーカーをクリックすることで選択できます。

横軸ラベル

横軸につけられた説明文です。

※これが、さきほどお話した「2つのものが同じ名前で呼ばれている」という、もうひとつの「横軸ラベル」です。

縦軸ラベル

縦軸につけられた説明文です。

グラフタイトル

そのまんま、グラフのタイトルです。

データラベル

データそのものを文字にしたものです。各マーカーのそばに表示されます。

※いろいろな表示方法が選べます。

データラベルも、さきほどの「系列」「マーカー」と同じように、1回目のクリックで系列全体のデータラベルが選択され、2回目のクリックで特定の1個だけのデータラベルが選択されます。

データテーブル

グラフに描かれているデータを、グラフにあわせて表にしたものです。

(参考)誤差範囲

データに含まれる誤差の範囲を表したものです。

自動と手動が切り替えられます。

目盛線

プロットエリアの中に引かれた線のことです。

タテ・ヨコとも、表示/非表示が切り替えられます。

「補助縦軸」「補助横軸」というのも選べますが、この「補助」というのは、軸に文字が振ってある間隔より細かい目盛線のことです。

(参考)近似曲線

データをなめらかに結ぶ曲線を自動で追加できます。どの系列にもつけられます。

「データの選択」ボタンを押した画面の説明

凡例項目

凡例に出ている各項目を、グラフに表示する/表示しないがチェックで選べます。「編集」ボタンを押すと、どういう名前を表示するかも変えられます。

横(項目)軸ラベル

横軸に出ている各項目を、グラフに表示する/表示しないがチェックで選べます。「編集」ボタンを押すと、どういう名前を表示するかも変えられます。

※先ほどからいっている「同じ名前が2個ある」ものの片方です。もうひとつ、横軸の全体の説明文のことも「横軸ラベル」と呼びます。

各要素の編集方法はこうする!

さて、各要素の名前が分かったところで、これを編集していかなければなりません。

でも、グラフは各要素ごとに編集方法もいろいろあって、MOSの模擬試験や本番のときも

「あれ、ここどうやって変えるんだっけ??」

となることも、よくあるのではないでしょうか。

ひとつひとつ全部覚えると、多種多様すぎてわけがわからなくなりますので、ここではできるだけ単純化し、「こうやって編集方法を見つける」というワザをご紹介します。

方法1:編集したい要素をとにかく選択して、右クリック

編集したい要素を直接選択して、右クリックすればなんとかなる! という方法です。

編集する要素を選択して右クリック

まず、確実にその要素を「左クリック」で選択し、目的の範囲が選択されていることを確認してください。そののち、同じ場所で「右クリック」します。

すると、コンテキストメニューの一番下あたりに「〇〇〇〇(要素名)の書式設定」というメニューが出てきます。

このメニューを選ぶと、画面右端に編集メニューが現れます。この中に、だいたい変えたいものの項目があります。

各要素の編集画面

方法2:「グラフ要素の追加」ボタン

まだ表示されていない要素を追加する場合は、「グラフ要素の追加」ボタンを使います。

グラフ要素の追加

ボタンを押すと、要素名が出てきますので、問題文にある要素名をクリックすれば追加することができます。

方法3:「データの選択」ボタンを押す

それでもだめな場合は、「データの選択」ボタンを押します。

「データの選択」ボタン

すると、グラフの中で、元の表からデータをもってきている部分の編集ができるボタンがいくつかついています。

これらを使用することで、要素を直接クリックしても変えられない部分も、変えることができます。

 

ほかにも、編集に使えるボタンやメニューはいくつかあり、同じ操作も何通りかの方法があるんですが、この3つの方法で、基本的にすべての操作が可能なはずです。

同じ名前が2個ある! 「横軸ラベル」の件について

Excelのグラフ要素には、「横軸ラベル」の名前のものが2個あります。

ただでさえ分かりにくいのに、同じ名前を2個も使わないでほしいんですが、現実に2個使われているので、仕方ないですね。

2つの「横軸ラベル」の編集方法

2つの「横軸ラベル」

それぞれ、内容を編集するやりかたが違いまして、

横軸ラベル(1)の方は、「データの選択」ボタンを押した画面から変更します。

横軸ラベル(1)の編集

横軸ラベル(2)の方は、ラベルそのものを直接クリックして編集します。

(最初は表示されてませんので、「グラフ要素の追加」ボタンから追加します。)

横軸ラベル(2)の編集

横棒グラフの場合はますますややこしい

この「横軸ラベル」、実は「横棒グラフ」の場合はちょっと様子が変わります。

横棒グラフの場合

横棒グラフの場合、「2010年度」「2011年度」……縦軸に移動します。

にもかかわらず、「データの選択」ボタンを押すと、「横(項目)軸ラベル」のところに出るんです!

つまり、縦軸なのに「横軸ラベル」という名前……なんてことだ……( 一一)

まぁ、そのためにわざわざ、カッコをつけて「(項目)」って書いてあるんでしょうけどね……

もうひとつの、青い〇をつけた「横軸ラベル」の方は、見たまんま「横軸ラベル」という名前です。

確実にマスターして、MOSの点数アップ!

グラフ要素の編集をする問題を数問きちんと解答するだけでも、50点~80点程度の点数アップになります。

「どうせ分からないから捨てよう」と思っていた方! もったいないですよ!

MOS2013でも、毎回数問はグラフ要素の編集が出題されていると思います。新しいMOS2016では、「マルチプロジェクト」方式に変わり、確実に全範囲が出題されますので、「捨てる問題」があると、確実に点数が落ちてしまいます。

きちんとマスターして、ぜひ合格をかちとってください! 

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仕事をしながらパソコンスキルを身に付ける、というご提案。
4月にオープンしたばかりの当教室ですが、じょじょにいろんな生徒様が集まって来られています。 お仕事をしながら通っていらっしゃる方もけっこういらっしゃいます。当教室は夜8時まで営業していますので、仕事帰りだと午後6時や、7時から来られるパターンです。 いま現にお仕事をしていらっしゃる方は、パソコンを習うといっても「仕事の合間に、本当に通えるかな・・・」と不安に思われる方も多いと思うのです。当教室は、そんな方でも比較的通いやすい受講システムをとっています。 「月々3,240円の定額制」→だから予約は「当日でも」変えられます 当教室の予約システムは、「直前でも予約可」「直前でもキャンセル可」という、この近辺ではちょっと変わったシステムです。 夕方5時を過ぎますと、よく生徒様から電話がかかってきます。「今日まだ空いてますか?」「今日はちょっと行けないので、明日にしてほしい」といった電話です。今のところ、ほぼご要望どおりに予約をお取りできる状態です。 これを可能としているのが、「入会後は月々3,240円の定額制」という料金システムです。 近隣の他のパソコン教室は、「1時間いくら」という時間制料金となっています。このため、原則として「翌月1ヶ月分のレッスンを予約」→前月のうちに前払い、という方式をとっているようです。もちろん、変更も可能なのですが、だいたい「前日まで予約変更を受け付けます」となっている場合が多いようです。 この方式だと、ある程度「定時で帰れる」という方なら計画がたてられますが、そうでない方は、「1ヶ月分の予約をしてください」と言われても、予約しにくい面があるのではないでしょうか? 当教室の場合は、「時々ふと、定時で帰れることがある」「残業があっても、たまには帰宅まで余裕の時間が作れる」というくらいの、忙しい方でも、仕事帰りの駅のホームから予約がとれます。また、きっちり1時間とれなくても、30分でもお立ちよりいただける時間があれば、質問をすることができます。 仕事をしながら、パソコンスキルを身に付ける、という選択 パソコンスキルは、仕事をしながらでも身に付けることができます。 現にやっているお仕事の中で、もう少しワードやエクセルをきちんと活用したい、という方。「次の転職にそなえて、パソコンスキルを身に付けたい」という方。あるいは、新規に起業をするために、パソコンの基本から応用まで幅広く身につけたい、という方もいらっしゃいます。 日々のお仕事をしながらですので、時間も限られるわけですが、仕事が早く終わった日や、休みの日を利用して、教室に通っていただいています。また、ご自宅での自習と、教室でのレッスンをうまく組み合わせて、無理なく身につくやり方をそれぞれに考えていらっしゃいます。 日々は少しずつでも、ポイントをおさえたレッスンを行い、また練習を重ねていただくことで、着実に上達していらっしゃると思います。 「パソコン1日速習講座」は、限界もあることを知っておいてください ご注意いただきたいのは、よくある「エクセル1日速習講座」といった形で1日でなんでもかんでも習おうとすると、習うことはできますが、「身につく」かどうかはまた別の話になるということです。 お仕事が忙しい方からは、どうしても「急いで身に付けたい」というご要望が多くあります。しかし、実際に他の教室で「急いで学んだ」経験のある生徒様が当教室に何人かいらっしゃいますが、例外なく「あのとき一度習ったんだけど、よく分からなかった・・・・」あるいは「忘れてしまった・・・」とおっしゃるのです。 「1日で全部習う」という講座の場合、本当の基礎の基礎から、むずかしい機能までを、いっぺんに習うことになります。するとどういうことが起きるかというと、「基礎がしっかり身につく前に、その日の夕方には難しいことを習う」という状態になります。 当教室でも、ご要望によっては、そのようなレッスンも行っています。が、普通はそのあと、どんなに少しずつでも継続して受講されることをおすすめしています。 当教室の場合、大きな講義室で一斉に講義をしたり、ビデオを見てレッスンするような方法はとっていません。お一人お一人の理解度、ひっかかっているところを拝見しながら、お一人ずつレッスンを変えていますので、比較的身につくほうだとは思います。それでも、例えばエクセル講座をやっていて、「単純な数式の入力」がしっかり身につく前に「関数の活用」を学んでいただくのは、少し無理があるように感じます。 また、ワード・エクセルなど、一度習ったことを実務で活用するためには、「テキストを見ながら操作ができる」では不十分です。実際のお仕事では、「白紙の状態から」自分で全てを作る必要があるわけです。これができるようになるためには、一度習っただけで「記憶に残っている」くらいの状態ではなかなか難しく、「繰り返しの練習」と、「忘れたころの復習」というのも、とても大切な要素になります。 ですから、「時間がある時に集中して習う」→「合間を見て、少しずつでも継続して通う」という組み合わせが、せっかく習ったことが無駄になりません。お仕事をしていらっしゃる方にとっては、一番効率のいい通い方ではないかと思います。 「毎日かよっても、月々3,240円」の当教室。ぜひ、存分にご活用下さい! 「1時間いくら」という時間制の教室ですと、通い続ければそれなりに費用はかさみますし、翌月分の予定をいったんは出さなければならないので、ある程度予定の「読み」がつくことが必要になります。 それでは難しい、という方でも、当教室ならば、いちど入会していただければ、あとは「毎日かよっても、月々3,240円」の定額制ですので、合間をみて通っていただけるのではないでしょうか? 近隣でチラシを配っていて、「以前通っていたけど、結局身につかないままやめちゃった・・・」という声を本当によく聞きます。そんな方が、こんどこそしっかりパソコンスキルを身に付けることができるような、そんな教室をめざしております。 無料体験レッスンを行っておりますので、お気軽にどうぞご来店ください。記事下のボタンから、公式HPをご訪問いただいて、「教室へのお問合せ・無料体験のお申込み」というボタンから、無料体験レッスンの予約をとることができます。    
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合計ボタン(オートSUM)
エクセルには、便利な「合計ボタン」(オートSUMボタン)がついています。 エクセルを使う方はほぼ全員、使ったことのあるボタンですね。 オートSUMは「押せば合計できるボタン」じゃないんです オートSUMボタンは、とても便利で手早く作業ができるのですが、意外と「実際に何をしているのか」ご存知ない方が多いボタンでもあります。 特に、「他のスクールで少しエクセルを習った方」に、誤解が多いボタンです。当教室に無料体験レッスンで来られた際に、「ここでこれ押せばいいんですよね?」といって、ポチっと押してみて、結果がまちがっているので「あれれ・・??」ということになるんです。 そう、オートSUMは、「ポチッと押せば合計が出せるボタン」ではないんです。きちんとその動作を知って使わなければ、「あれ、合計できない…」で止まってしまい、手早く作業どころか、おそろしいことに・・・「エクセル使えない人」になってしまう、「魔のボタン」に変わってしまうのです。 たとえばこんな例です。 この状態で、矢部卓也君の総合ポイントを計算しようとして、「オートSUM」ボタンを押すとこうなります。 オートSUMボタンを押しても、矢部卓也君の「外国語」しか合計範囲に入りません。あれれ??おかしいな?? 何がまちがってたんだろ・・・・ オートSUMボタンの実際の動作 このとき、エクセルは次のような動作をしています。 まず、オートSUMボタンが押されたセルに、SUM関数を挿入する。 そのセルの、「上」と「左」を確認し、数字が入っているセルを探す。 数字があった方向に、セルをひとつずつたどっていって、数字ではないセル(文字列または空白)を探す 見つけた、「数値ではないセル」の手前までを参照範囲とする このように、オートSUMボタンの動作内容をきちんと知れば、意図しない動作をしても「なるほど」と思えますよね。 ちなみにこの例の場合では、オートSUMボタンを押した後、正しい合計範囲をマウスで指定してやれば、正しく合計することができます。 オートSUMボタンは、「関数入力のお手伝いボタン」 ですからオートSUMボタンは、関数を手早く入力するためのお手伝いボタン、と考えるべきなのです。 この例では、オートSUMボタンを利用して、 ボタンを押す。 範囲を選択しなおす。 このたった2手順で、次の関数を入力できていますね。 =SUM(B5:E5) でも、あくまでお手伝いであって、もとの関数をきちんと理解して使わないと、いざというとき分からなくなるんです。「あれれ?? ボタンを押したのに合計されない・・・」というところで、先に進めなくなってしまうんです。 SUM 関数は数学/三角関数の 1 つで、値を加算します。個々の値、セル参照、セル範囲、またはこれらすべての組み合わせを加算できます。 次に例を示します。 =SUM(A2:A10) =SUM(A2:A10, C2:C10) (引用元・ Microsoft Officeサポート「SUM 関数」) この引用をみて不思議に思われた方もいるかもしれません。SUM関数の( )の中に、範囲が2つ指定されていますね。 実はSUM関数は、( )の中に入っているものを、いくつであろうが全部足してしまう関数だったんです。ですから、 =SUM(1,2,3,4,5) とすれば、そのセルには「15」と表示されます。   せっかく習うなら、実際に使えるスキルを身に付けましょう エクセルの各機能は、その「中身を知って」使うのと、表面的に「使い方を習うだけ」では、身に付き方が全然違います。せっかく習うなら、テキスト通りの場面じゃなくて、実際に出会うどんな場面でも使えるスキルを身に付けたいですね。 前にエクセルを習ったのに、忘れてしまった、という方。 習ったはずの機能が、いざ使おうとしたら全然使えなくて悲しかった、という方。 独学でスキルアップを目指しているが、どう勉強していいかわからなくなった、という方。 こんな方は、当教室でじっくり基礎を見直すと、前に進めると思います。入会時にコース料金がかかりますが、入会後は毎日かよっても月々3,000円(税別)だけですので、気兼ねなくじっくり通って練習ができます。 この記事を読んで「アッ自分のことだ・・・」と思った方は、ぜひ一度、教室に遊びに来てください!
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エクセルで関数を初めて使う人に、知っておいてほしい2つのこと
今日は、エクセルの「関数」を学ぶ前に、まずは知っていただきたい2つのこと。関数を使ったことがない方、ちょっと関数アレルギーな方むけの、解説記事です。やみくもにいろんな関数を覚えなくても、関数は使えるようになります。 1.「関数」ってそもそも何なのか知っておきましょう。 + とか - とか × とか ÷ とかの、高機能版ってことでOK 「関数」とは、一体なにか? なんとなく知っているという方も、意外と「ちゃんと」理解できてないものです。 「関数」という言葉が、だいたい分かりにくいのです。この2文字からは、意味があんまり伝わってこないんですね。 そのことを、ちょっと考えてみたいと思います。 中学生向きに、わかりやすく説明しているサイトもあります。 こちらでは、「自動販売機」にたとえていますね。 明治時代の書物には、「関数」じゃなくて、「函数」と書かれていました。 「函」=「箱」という意味です。手紙を投函(とうかん)する、といいますね。あの「函」を使っていたのです。なぜ「関」になったかというと、「当用漢字じゃないから」という理由です。 「箱にある数字を入れたら、別の数字が出てくる」=「函数」ってことですね。 英語では、「関数」のことをファンクションfunctionといいます。 functionのおもな意味 機能、働き、作用、目的 「ただの数ではないよ、機能をもった数だよ」という感じですね。 当店でよく説明するのは + とか - とか × とか ÷ とかの、高機能版ですよー( ^^) _U~~という説明です。 「1+1=2」  といえば、「1と1を足すんだな」と分かります。これの高機能版なので、 「=sum(B1:B5)」 といえば、「B1+B2+B3+B4+B5 = いくつになるか自動でやっとくね!」という意味になります。 「=average(B1:B5)」といえば、「(B1+B2+B3+B4+B5)÷5 = いくつになるか自動でやっとくね!」という意味。だんだん高機能になりますね。これは「平均」です。   関数というと、むずかしいことのように言われることもありますが、結局 + や - の延長にすぎないんです。「数やデータを放り込んだら、決まった計算や処理をして、加工したものを返してくれる」、これが関数です。 2.関数を使いこなす。必要なのは、「想像力」 関数を自由に使いこなしたい。どうやったらできるのだろう? 関数はたくさんあります。とても覚えきれないぐらいあります。でも、全部覚えたからといって、エクセルの達人にはなれないのです。 関数を使う、ということは、つまり「どうやったらエクセルに、自分のやりたいことをやらせられるか、考える」ということです。初歩的な関数は覚えたほうがいいですが、大切なことは、「自分は何がやりたいのかをしっかり理解する」ことです。 先日、Yahoo!知恵袋にこんな質問が寄せられていました。 お願いします 図のような表で、列1の値が”1”のセルの右隣のセルの合計”1300”を求める式を教えてください。 もし、”2”なら”900”、”3”なら”400”、となる式です。 数値の組は全部で40行くらいあります。 よろしくお願いします。 つまり、 A列に「1」と書いてあるところだけを拾うと、100  500  700。これを合計したら、100+500+700=1300。  「2」と書いてあるところだけを拾うと、300 ...
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ちゃちゃっと電卓で計算です
「Wordも、Excelも、怖くて開いたことがない」ような、初心者の方むけの記事です! 当パソコン教室に来られる方は、やはり初心者の方が大半です。しかし、ひとくちに初心者といっても、お一人ずつ状況は異なります。自分でWordもExcelも開いたことがあって、分からないなりに触ってみたことがある方もいれば、「WordもExcelも、怖くて開いたことがない」というような方もいらっしゃいます。 特にExcelは、開くといきなり「あみ目」みたいなものが広がっていて、「ああ、ここは自由に何かを書いちゃいけないんだな」という気分にさせます。そのくせ、他人がExcelを使っているのを見ると、ものすごく高度で、いかにもコンピュータを使っている感じです。「こんなただのマス目に、いったいどうやったら、そんな力があるんだろう」と不思議になりますが、その自分と他人の落差の大きさに、何から始めていいのか分からなくなってしまう・・・・。 そんなことを思ったことがあるような、超「ド」初心者の方に、ぜひ「初めてのエクセル」で、試していただきたいことがあります。テキストには、たぶんどこにも載っていません。 いつも電卓でやっている「足し算」を、Excelでやってみよう! 例えば、家に帰ってきて、今日受け取ったレシートの合計をする作業。また例えば、通販で商品を探していて、「商品+送料の合計は、いくらだろう?」と計算するときがありますね。 お店の方だと、いまお客さんが持ってきた商品の合計金額の計算。消費税の計算もあります。 パソコンがあってExcelが入っていても、なんだか開くまでもない気がして、電卓とか暗算でやっていること、たくさんありますね。 それをぜひ、Excelでやってみていただきたいのです。 目的はただひとつ。Excelは、「むずかしくて、手に負えないやつ」ではなくて、「なんだか作業を楽にしてくれる、私の味方」だ、という気持ちになっていただくためです。 いちばん簡単な計算をExcelで まずは、いちばん簡単な計算をExcelでやってみましょう。 左側のレシートは、旨味ZAN米さんで買ったから揚げ弁当。右側は、丼丸志木店さんで買った海鮮丼です。水曜日は、旨味ZAN米さんが定休日のため、丼丸さんに行くのが習いとなっています。 さて、ではこの2日間で、私はお昼ご飯にいくら使ったでしょう? はい、出ました。1000円です。別に電卓なんか使わなくても大丈夫なレベルですね。 さてお待たせしました。いよいよこれをExcelでやってみましょう。 Excelでは、「これから計算してもらうよ!」という合図として「=」を入れます。画像では一番左上ですが、別にどこの枠に入力しても構いません。マウスでこれから入力しようという場所をクリックしてから、「=460+540」と入力し、最後に「Enter」を押します。 ぶじ、金額が計算できました。パチパチパチです。おそらくこれが、あなたが人生で初めてやったExcelでの計算かもしれません。記念写真を撮ってもいいと思います。 でも、このぐらいでわざわざExcelを開くのも、面倒だったかもしれません。では、次の例はどうでしょう? 1か月分のお弁当代を、まとめて合計!? 1か月の間、毎日お弁当を食べて、その金額を並べて入力したものです。数字を打って「Enter」、数字を打って「Enter」の繰り返しで、このような感じに入力することができます。左に出ている数字(行番号)を、日付だと思ってください。お弁当代なんて1か月分もとってないわ、という方が多いと思うので、何か手近なものを、こんなふうに縦に並べて入力してみてもらえればOKです。 さて、この合計を出すのですが、さっきみたいに一つ一つ「=1日の分+2日の分+・・・」とやる必要はありません。 最終日の数字の、ひとつ下のところをクリックして、上の画像のように緑色にしてから、次のボタンをポチッと押します。 画面右上の「オートSUM」と書いてあるボタンを、ポチッと押してください。 まず左のように「=SUMなんとかかんとか」と、むずかしいものが表示されるので、「Enter」を押すと、右のようになります。なんと一瞬で、1か月分の合計が計算されました! おお! Excelって、すごい! と、思われたかもしれません。初めてExcelが、自分の操作によって自動計算するのを見ると、びっくりするやら嬉しいやらで、心がからっぽになってしまうものです。 でも、よくよく考えれば、「パソコンを起動して、Excelを起動して、金額を入力して、最後にボタンを押す」っていう作業は、まだまだ電卓よりちょっとだけ多く操作をしていますね。Excelを使うからには、能率が上がってほしいものです。これではなんだか、ちょっとがっかりです。 でも、本当にすごいのはここからです。よく見ると、電卓とExcelには、根本的な違いが1つあることが分かります。 金額訂正も簡単! すべての数字が画面上に残っています! 電卓では、最後に「答え」しか残らないのに対し、Excelの場合は、毎日のお弁当代が全部、画面上に残っているのです! 例えば途中で打ち間違った場合、どうでしょうか? 電卓では、その場で気づけば「C」を押して、訂正することができます。でも、あとから気づいたり、気になって前のほうを確認しようとしても、確認することはできません。 Excelでは、いつでも前の数字を見て、確認することができます。あっまちがった、という時は、簡単に打ちなおしできるのです。 それだけではありません。1か月分の毎日のお弁当代が、全部画面に残っている、ということは、・・・ 今金額が入っている、右の列に、つづけて入力すれば、こんなふうに1年分のお弁当代を入力することだってできます。 さきほどと同じように、1か月分ずつ、「オートSUM」ボタンを使って合計を計算してみてください。すぐ終わると思います。 終わったら、上の画像のように、最後の12月の合計の右側のマスをクリックしてから、もう一回「オートSUM」ボタンを押してみてください。 なんと、一年間に食べたお弁当代の合計が、一瞬で計算されました! いかがですか? 気づけば、目の前のマス目が数字でいっぱい。しかもあなたは、その意味が「一年間のお弁当代と、その合計」だと、全部わかっています。こんな経験は、初めてではないですか? いまあなたは、Excelを使ったことがない人から、Excelを使ったことがある人に変わったのです! (( ´艸`) なんて、ちょっと大げさなことを言いましたが、要するにExcelとはこういうものです。分かっていただけましたでしょうか? さあ、ご一緒に、Excelの旅に出発しましょう! 本ブログの別の記事でも書きましたように、特に転職にあたって企業が重視するスキルは、WordよりもExcelに対して高度なスキルを要求する傾向があります。 でもそれは、こんなふうにして一つ一つ、「わかった!」を積み重ねていけば、決して手の届かないものではありません。さあ、ご一緒に、ゆっくりで構いませんので、Excelの旅に出発しましょう! 以上、このたび新しく入会見込みの生徒様のレッスンで使えるように、というような気持で、書かせていただきました。初めてExcelに触れる方の、お力になれば幸いです。
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「エクセルといえば、関数」じゃないんです。
Excelの基礎レッスンをこれからはじめよう、という方の中に、「エクセルといえば、やっぱり関数」「SUMとか、あとVLOOKUPとか・・」というイメージを持っている方が、思いのほか多いように思います。 関数は、手計算ではできない複雑な処理をこなしてくれるので、Excelの中でも「花形」と思われるのは仕方がないかもしれません。でも、野球はバッターだけでは成り立たず、ピッチャーとキャッチャーも必要です。相撲は力士だけでは成り立たず、土俵と行司が必要です。今日は、関数より前にどんな大切なことがあるのか、お伝えしたいと思います。 あなどれない「単純な足し算」 次の画像をご覧ください。 3日間の売上金額を、単純に足し算している様子です。 受講料が何十万円もするビジネススクールに行くと、この計算は「=SUM(B2:B4) で計算します。オートSUMボタンを押しましょうね」と教えられるはずです。「なんでわざわざ、足し算でやる必要があるの?」と思った方も多いでしょう。 では次の例ではどうでしょうか。次のデータから、毎月15日のイベントデーの売上は除外して、合計を出したいという例です。 とりあえず4月分の合計を、C33セルに出してみたいと思います。まず、関数を使った場合の計算例です。 C33   「=SUMIF(D2:D32,"<>イベント",C2:C32)」   SUMIF関数を使って、D列に「イベント」の文字が無い列を検索し、その金額を合計しています。他の月にも適用できるようにするため、4/30の次の行まで合計しています。 ところが、この場合イベント日は15日に固定ですから、SUMIF関数を使わなくても、次のような式で計算できます。 C33 「=SUM(C2:C15)+SUM(C17:C32)」 個数が多いのでSUM関数を使いましたが、1~14日と、15~末日を、単純に足し算しているだけです。計算結果は、SUMIF関数のときと同じです。 さらに、このまま5月の下、G33にコピーすれば、5月の合計もすぐに計算できます。コピーすると、自動で G33 「=SUM(G2:G15)+SUM(G17:G32)」に変換されますね。 これも大切なことで、Excelは数式をコピーして貼り付けると、コピー元のセルからの距離を自動で計算し、その分を数式内のセル参照に加算する仕様になっています。貼り付ける場所は元と違っていても、「違う場所で同じ計算」をできるようになっているわけです。(この機能を部分的にOFFにするのが「絶対参照」です。) さらに、この2つの足し算を、さらに足し算すれば、簡単に4月、5月のイベント日を除く合計金額が出ます。 最後のところもまた、単純な足し算で計算しているのが分かります。このように、離れた場所の数字を合計するのも、足し算の方が楽ですね。 何十万円もするビジネススクールで実際にあったことですが、「エクセルといえば関数」とばかりに、関数ばかりを熱心に教えた結果、生徒さんは足し算のやり方を知らなかった、という例があります。また、数式をコピーして貼り付けると、数式内のセル参照がどう変わるのか、分からなかった、という例もあります。 このようなスクールを卒業した人が、いまの計算をしようとすれば、「イベントの日を飛ばす関数はなんだったっけ・・・」ということしか頭に浮かばないはずです。「4月と5月の合計は、SUM関数だろうけど、間に『合計』っていう文字が入ってるし・・」と考え込んでしまうはずです。しかし、足し算を知っていれば、「上半分と下半分をそれぞれ合計して、足したものを、もういっかい足せばいい」と、すぐにわかります。 基礎をしっかり学べば、その先に「スキルアップ」が見える Excelのスキルアップをうたった講座はたくさんあります。そこで教えられている内容はだいたい、こんな基礎中の基礎みたいなことじゃなくて、VLOOKUP関数の応用とか、論理式の記述方法とか、そういったことだと思います。 でもちょっと待ってください。そんな講座を受講した人が、「Excelを習ったけど、VLOOKUPとか論理式とか、なんだかよく分からなかった・・」という感想を口にするようなことが、どうして起こるのですか? VLOOKUP関数を使いこなすには、正しく足し算が使えなければなりません。(VLOOKUPの中に入れる式には、足し算がよく出てきます。) Excelでコピー・貼り付けをしたらセル番号は勝手に変わる、ということを、正しく理解しておかなければなりません。(VLOOKUPを含む数式をコピーした時に、内部のセル参照がどう変化するか、分からなくなります。) 難しいと言われる「絶対参照」も、「Excelはコピペしたら、そのときの距離分だけセル番号を全部書き換える」ということをしっかり身に付けておれば、「それを一時的にOFFにする機能」として、簡単に理解できます。 つまり、簡単なことをきちんと教えずに、難しいことを教えるから、分からなくなるのです。 基礎を「よしわかったと思えるまで」学べるExcel講座で、学んでみませんか 当店のExcel講座は、毎日かよっても月々3,000円(税別)の定額制です。有効期限もありません。簡単なことを、「よしわかった」と思えるまで、しつこくしつこく質問して時間がのびても、月々の授業料は変わりません。 (※入会時に一回だけ、習うコース分のコース料金がかかります。) いかかですか?この記事を読んで、Excelが苦手なままの理由が少し分かったような気がした方は、ぜひ一度ご来店下さい。無料体験レッスンで、こんな授業の一端を、体感していただければと思います。  
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Word、Excelの「曲線」が何だか「イラストレーター」っぽい!? 手軽にきれいなイラストが描けます。
意外に使える、ワードの「図形機能」 先日、教室にたずねて来られた方が、こんなことをおっしゃいました。 「イラストレーターで、なんかきれいな線を描く機能があって……ああいうので、きれいなイラストが描きたいなあ・・・」 残念ながら当教室は、イラストレーター講座は開講していないのです。(※2017年2月現在) いやはや残念……なのですが、そのかわり、ワードを使ってきれいなイラストを描くコースはあります。(リンク先の「パソコン活用コース」の中の1つ、「アートコース」です。) 実際やってみると、ワードの図形機能は、意外に「使える」機能なんです! Adobe Illustratorの「ペンツール」とはこんな機能 今のお話にあった、イラストレーターの「なんかきれいな線を描く機能」とは、「ペンツール」のことです。 左側のトレースした線が、ペンツールで描いたものです。いくつかの点が結ばれているだけに見えますが、よく見ると各点から「ひげ」が伸びています。この「ひげ」が、その点を通過する時の線の「角度」「曲率」を決める要素となり、カクカクした折れ線ではなくなめらかな曲線を描くことができます。 このペンツールの曲線を「ベジェ曲線(Bézier Curve)」といいます。 こんなわけで、イラストをPCで描く際には必携のツールなのですが、これ、Adobe Illustrator(Photoshop)でしか描けない!? と一般には言われていますよね。(※無料のソフトも一部に描けるものがあります。 GIMP など) ところが! 実はほぼ同一の機能が、Microsoft Word / Excel / PowerPoint にもある!! のです。 Word/Excel/PowerPointの「曲線」機能とは!? その機能は、「図形」機能の中の「曲線」という図形です。 Illustratorと「ほぼ同一」といってしまうと、「ほんとに同じクオリティになるの」「解像度は選べないでしょう!?」「色空間はCMYKになるの?」なんていうツッコミをいただきそうですが、なにしろ多くの方のパソコンに買ったときから入っているソフトでできるんです。まずは、どこまでできるのか、実際に見てみることにいたしましょう。 Illustratorの画面に比べると、ちょっとシンプルといいますか、精度は若干おちているように見えますが、同じように各点に「ひげ」があり、なめらかな曲線になっていることがお分かりいただけると思います。 (※ベジェ曲線に似せてありますが、どうやら厳密にはベジェ曲線ではないようです。実際描いたモノを見た印象としてそう思います。Microsoft Officeのヘルプページにも、はっきりと「ベジェ曲線が描けます」とは書いてありません。何か近似的なアルゴリズムを使用しているようです。) Wordの図形機能というと、一般には、「丸や三角や矢印を描くやつねーーー」と考えられていると思います。 この「図形」機能を使って、Illustratorみたいな曲線を描く方法があるんです。 Wordでイラストレーターみたいな曲線を描く方法 それでは実際に、Wordを使ってきれいな曲線を描いてみたいと思います。 解説はWord2016を使っていますが、Excel、PowerPointも同じ方法です。バージョンも、2010, 2013, 2016すべて使えます。 「挿入」タブ→「図形」→「曲線」 使うボタンは「挿入」タブ→「図形」→「曲線」です。 画面上で次々クリックすると、その点が曲線で結ばれます 曲線ボタンをクリックすると、マウスカーソルが「+」の形になりますので、画面上でつぎつぎとクリックしていきます。 すると、クリックした点がすべて、なめらかな曲線で結ばれていきます。 ここでは、まだ本当に望み通りの曲線にはなりません。それでも、まずは曲線上の点をどんどんクリックして結んでいきます。点はあとから追加/削除/移動できます。 ※Illustratorの場合は、点を追加しながらマウスのドラッグで「ひげ」もつけていきますが、Wordの場合は、とにかく点をすべて追加するのが先になっています。 閉じた曲線を描く場合は、最初に打った点にたどりついたところで曲線がいったん確定されます。閉じていない曲線を描く場合は、最後の点を打ったところで「ESC」キーを押して描画を終了し、曲線を確定させます。 曲線が挿入できたら、「頂点の編集」にすすみます こうして、まずは不完全ながら曲線が画面に挿入されたら、次に「頂点の編集」にすすみます。 挿入した曲線を選択→右クリック→「頂点の編集」です。 すると、図形の表示が切り替わり、なんだかIllustratorっぽくなります。 さらに、このなかの頂点のひとつをクリックして選択したのが次の画像です。 頂点からりっぱな(!?)「ひげ」が生えています。 このひげの両端にある白いポイントをマウスで引っ張ると、角度と長さが変わり、頂点の前後の曲線が変化します。 ちょうど頂点のところで、ひげが曲線の接線になるように変化しているのが分かります。特徴はまるっきりベジェ曲線と同じです。頂点のところでちょっと「カクカク」曲がるときがあり、限界は感じますが、精度を問わなければこれで十分ですね。 鋭角に曲げたいときは(頂点の3つのモードについて) いまの画像では、ひげの変化に応じて曲線がなめらかに変形していました。しかし、時には頂点で鋭角に曲げたい時もありますね。このイラストでも、髪の毛のてっぺんのところとか、いくつか鋭角になってほしいところがあります。 そんな時は、頂点を右クリックして、頂点のモードを変更します。 各頂点には3つのモードがあります。それぞれの意味は次の通りです。 頂点を中心にスムージングする 初期のモードです。2本のひげは一直線に固定され、長さも2本とも同じになります。 頂点で線分を伸ばす 2本のひげは一直線に固定されていますが、長さは一本ずつ異なる長さに変えられます。頂点を境にして、なめらかに接続しながらも大きく曲率を変えたい時に使用します。 頂点を基準にする 2本のひげは、角度も長さも完全に独立して変更できます。頂点を境にして、なめらかではなく「カクン」と線を曲げたい時に使用します。 (Illustratorでは、「アンカーポイントツール」を使って、ひげの長さを個別に変更しますが、Wordでは同じ操作を、このように頂点じたいのモードを変更して実現します。) 鋭角にカクンと曲げたいところが何か所かありますので、実際に曲げてみます。 頂点の追加・削除 ひげだけでは思い通りに曲線を曲げられないときは、頂点を追加します。曲線上で右クリックすると、「頂点の追加」メニューが出ます。 同様に、頂点で右クリックすると「頂点の削除」もあります。 図形の塗りつぶし・輪郭のスタイル変更 曲線ができあがったら、頂点編集モードを終了して図形として確定させます。右クリック→「頂点編集の終了」または、Enterを押すだけでもOKです。 そうすると、普通のWordの図形と同じように、輪郭の色・太さ、塗りつぶしの色などを変更できます。 グラデーションもけっこういろいろできるので、楽しいです。 作成したイラストを画像として保存する こうして作成したイラストは、「名前をつけて保存」すると、Word文書として保存することができます。 でも、Word以外で利用しようと思ったら、いったん画像にする必要がありますね。そんなときはこうします。 保存したい図形をすべて選択 「コピー」 文書内の図形以外の場所をクリック 「図として貼り付け」 すると、いま作った図形と同じものがもう一つ、文書上に貼り付けられます。よく見ると、貼り付けたほうは図形ではなく「図」(画像)なので、もう編集できなくなっています。 そうしたら、 貼り付けた方の図(画像)を右クリック→「図として保存」 こうすると、晴れてJPEGやPNGなどの形式で保存され、自由に他の場所で使えるようになります。 高いソフトを買わなくてもイラストが描けます! このように、WordやExcelを使うと、けっこうちゃんとしたイラストが描けます。 IllustratorやPhotoshopは、仕事で使うならまだしも、趣味かその延長くらいだと、結構高いですよね。でも、そんなソフトを買わなくても、これくらいのイラストは描けるのです。 オリジナル年賀状イラストを作ったり、オリジナルキャラやロゴマークを作ったりすると楽しそうです。マウスによる手描きではむずかしい、きれいな線もかんたんに出せます。 画像で出力できますから、LINEスタンプを作ったりもできますね。 いまあなたが持っているパソコンに入っている機能です。ぜひいちど、お試しください!
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VLOOKUP関数の「近似値」(条件TRUE)の実際の動作を、徹底検証する
【MOS対策のヒント】IF関数とAND/OR。分からなくなったら「分解」してみよう!
転職の際、企業はWordよりExcelに高いスキルを求める?!
エクセルで「このセルと同じ数字を、こっちにも表示」が意外と難しい!?
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Excelの「合計ボタン」(オートSUM)にご用心! 知っていることが裏目に出る「魔のボタン」になることも・・・
エクセルで関数を初めて使う人に、知っておいてほしい2つのこと
Excelを初めて自分で開いてみた方に、まず試してほしいこと
「エクセルといえば、関数」じゃないんです。
Word、Excelの「曲線」が何だか「イラストレーター」っぽい!? 手軽にきれいなイラストが描けます。

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