【MOS対策のヒント】数式をコピーしても正しくなるようにする(複合参照)

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セル【C17】に「$」をひとつ追加

【MOS対策のヒント】シリーズでは、教室の「MOS対策コース」から、

皆さんが「むずかしい!」と感じるところについて、解説しています。

今回は、「絶対参照」「複合参照」を扱う問題をとりあつかいます。

※エクセルの画像が多く出てきます。スマホでもタップすれば拡大できますが、パソコンやタブレットをお持ちの方は、そちらの方が見やすいと思います。

「数式をコピーしても正しく計算されるようにしてください」

各出版社の模擬試験問題を見ても、多くの場合、

「数式をコピーしても正しく計算されるように修正して下さい」

と出題されています。

「絶対参照を使って」「複合参照を使って」などとは一切書いてない

のではないかと思います。

 

問題

  • セル【C17】の数式を、セル範囲【C17:F22】にコピーしたとき、正しく計算されるように修正してください。
  • 修正したら、実際にセル範囲【C17:F22】にコピーしてください。

※「合計」「平均」のらんには、すでに正しい数式を入力してあります。

複合参照の例題

「数式をコピーしても正しく計算されるように修正して下さい」の例。ひとことも「絶対参照を使って」などとは書いてありません。
(スマホの方はタップすると拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください)

本記事で使う例題ファイルのダウンロード

ここから本記事で使う例題ファイルを、下のリンクからダウンロードできます。

ダウンロードして、実際に操作しながら読み進めていただく

正解を見ないと、そもそも「$」をつける、と発想できない……

こんな問題に出くわした多くの受講生の方が、こんな感想を抱いていらっしゃいます。

「正解を見れば、『$』をつけるのだと分かるけれど、

こんな問題文だけ読んで、どうして『$』をつけるって発想できるんだろう??」

大丈夫です。この記事は、そんな方むけの「解き方」の解説ですので、ぜひ最後まで読み進めてみて下さい。

まずは「下方向のコピー」だけを考えてみよう

今回の問題は、「↓下方向、→右方向両方にコピーする」問題ですが、

一気に全部の範囲を考えるのは大変だし、分からなくなります。

ですので、まずはその片方、「↓下方向」のコピーだけを考えることから始めてみましょう。

①入っている数式の意味を考えます。

まずは、今入っている「=C5*C16」という数式の「意味」を考えましょう。

つまり、「一体なにがしたいシートなのか、その意図をくみとる」作業です。

もういちどシートを見てみましょう。

複合参照の例題

(スマホの方はタップすると拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください)

「=C5*C16」の意味は

  • 「C5」→クッキングコースの、4月の入会者数
  • 「C16」→クッキングコースの料金

なのですから、「=C5*C16」で計算できるのは、

「4月のクッキングコースの売上金額」

だということになります。

ということは、

この式をどわっ!と全体にコピーして、計算できるものは、というと

「すべての月の、すべてのコースの売上金額」

だということになります。

このシートを作った人は、「すべての月の、すべてのコースの売上金額」が計算したいのだ、ということが分かります。

②まずは試しに、一方向だけコピーしてみましょう。

シートの「意図」が分かったところで、こんどは、

「間違っていることを承知で、試しに数式をコピーしてみる」という作業を行います。

「コピーして正しく計算されるように」と出題されているわけですから、

今入っている 「=C5*C16」という式は「コピーしたら正しく計算されない」ってことですよね。

どれどれ、試しに、「どんなふうに正しくないのか」、見てみるとしましょう。

オートフィルを使って、まずは下方向に引っ張ってコピーしてみます。

下方向に間違った式をコピーしてみる

おー、変なことになりましたね。こりゃ大変。確かに間違っているようです!

でも、ここであわてて「戻るボタン」を押さないでください!!  この「ぐちゃぐちゃ」な中に、正解のヒントが隠されているんです!

③今コピーした範囲の、一番下のセルの内容をチェック!

一見ぐちゃぐちゃですが、この状態でコピーした範囲の一番下、【C22】セルをチェックします。

なぜ一番下を見るかというと、途中のセルを見るより間違いを見つけやすく、はっきりするからです。

コピーした範囲の一番下をチェック

(スマホの方はタップすると拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください)

「=C10*C21」となっていますね。

たぶん、これが間違った式になっちゃってるのだろう、という見当がつきます。

確認したところで、さあ、ここからが大切なところです。

④このセルが「本当はどうなっていて欲しいか?」を考えましょう

このセルには、本当は

「クッキングコースの、9月の売上金額」

が入らなければなりません。

そこでまず、

「クッキングコースの、9月の売上金額」を計算する正しい数式は、どんな式か考えます。

もういちど最初の状態のシートを見て、考えてみましょう。

本当はどんな式であってほしいか考えます。

【C22】セルが、本当はどんな式であってほしいか考えます。
(スマホの方はタップすると拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください)

正しい数式は、

「=C10*C16」

ですね。

つまり

  • コピーした結果:「=C10*C21
  •   正しい数式:「=C10*C16

さて、どこを直したら正しくなりますか??

簡単ですね。

「C21」のところが→「C16」になれば、正しい数式になりますが、

さらにいえば、「C」はあっていますから、

「21」のところが→「16」になれば、正しい数式になりますね!

⑤「コピーしたとき『16』になるように」、元の式をなおします

では、「どこが、どうなって欲しいのか」が分かったところで、

一番最初の【C17】セルに戻ります。

「コピーして正しく計算されるように」という問題ですから、コピーされた先の式を一つ一つ直しても意味がありません。

必ず、コピー元の最初の式にもどって修正し、またコピーしてみる、という手順を繰り返す必要があります。

コピーする前の数式をなおす

  • 最初の数式【C17】→「=C5*C16
  • コピー先の数式【C22】→「=C10*C21」(間違い)
  • 本当は→「=C10*C16」になって欲しい!
  • 修正内容: 「『16』が、コピーしても『16』のまま保たれるようにする」

さあ、どのような修正をすればいいでしょうか??

数式の一部がコピーしても変わらないようにするのは「$」ですね!!

数式の一部を、コピーしても変わらないようにするには、変えたくない部分の前に「$」を付ければいいんです。

そう、ここではじめて、

「$」をつければいいじゃん!!!

という発想が出るのです。

ということで、

  • 【C17】セルを修正: 「=C5*C16」→「=C5*C$16

と、修正します。

セル【C17】に「$」をひとつ追加

修正方法は2通りあって、

  • カーソルを「16」の前にもっていって、キーボードから「$」(Shiftを押しながら4)を入力する
  • 「C16」の中にカーソルを置いて、「F4」を2回押す

どちらの方法でも大丈夫です。

⑥再度、下方向にコピーして確認します

【C17】セルが修正できましたので、

もう一度、下方向にコピーして、「本当にコピーして正しく計算できているか」を確認します。

修正後、再度コピーした結果

正しく「クッキングコースの9月の売上金額」が、計算できていますね!

これで、「下方向のコピー」については、「正しく計算できる数式」の完成です。

ちょっと待って! 「右方向のコピー」も必ず確認してください!

ここで、「できた!!」と喜んで、これで解答にしてしまいがちなのですが、

ちょっと待ってください!!

いま確認したのは、下方向のコピーだけです。右方向のコピーについては、まだ確認が終わっていません。

ここまでの作業次第では「×」になってしまう場合もたくさんあります!!

まだまだ気が抜けないのです!

次にいよいよ「右方向のコピー」を考えてみよう

「下方向のコピー」が正しく計算できましたので、

いよいよ今度は、「→右方向のコピー」も正しく修正していきます。

今まで下方向について行った作業を、右方向についてもう一度繰り返せば、必ず正解にたどりつきます。

①まずは試しに、右方向にコピーしてみましょう。

 

さきほどと同じように、こんどは右方向にコピーして、

「どんなふうに正しくないのか」、あるいは「正しいのか」確認していきましょう。

【C17:C22】を選択した状態で、オートフィルを使って、右方向に引っ張ってコピーしてみます。

こんどは横方向にコピーした状態

(スマホの方はタップすると拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください)

うーん、こんどは何だか、もっともらしい数字が並びましたね。

もしかして正解か?? と思ってしまうのですが、ちょっと待ってください!!

このまま正解になる場合もありますが、再度修正が必要な場合もあります。

②今コピーした範囲の、一番右下のセルの内容をチェック!

この状態でコピーした範囲の一番右下、【F22】セルをチェックします。

コビーした一番右下のセルをチェック

(スマホの方はタップすると拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください)

「=F10*F$16」となっていますね。

確認したところで、正しいかどうかのチェックにはいりましょう。

③このセルが「本当はどうなっていて欲しいか?」を考えましょう

このセルには、本当は「子供向けコースの、9月の売上金額」が入らなければなりません。

そこでまず、「子供向けコースの、9月の売上金額」を計算する正しい数式は、どんな式か考えます。

コビーした一番右下のセルをチェック

(スマホの方はタップすると拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください)

正しい数式は、

「=F10*F16」

ですね。

つまり

  • コピーした結果:「=F10*F$16
  •   正しい数式:「=F10*F16

「$」は、コピーしたときだけ影響するもの。計算式としては同じものです。

さて、この結果は正しいですか?それても、修正が必要ですか??

はい、正解だと確認できましたね!! これでやっと正解です!!

④もし間違っていたら、必ず最初のセルに戻って修正

いまの例では、いっぱつで正解にたどりつきましたが、

途中の直し方や、問題によっては、ここでまた正しくない場合もあります。

そのときは、あわてて途中のセルをなおしたりしないで、

必ず、

  • あわてずに一番最初の【C17】セルにもどって修正し、
  • 再び↓下方向、→右方向、両方にコピーする

という手順を踏んでください。

再修正はかならず最初のセルを修正して、再度下、右方向にコピーしてください

(スマホの方はタップすると拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください)

この手順をきちんと踏めば、かならず正解できます!

いかがでしたか? 問題によってひとつひとつ、状況が違うため、「決まった解き方」がなかなか見つけにくいのですが、

このように「試しにコピーして、直して、またコピー」という手順をきちんと踏めば、時間はかかっても必ず正解できます。

さらに、この手順でくり返し練習していくことによって、いずれ、このような手順を踏まなくても、正解が考え出せるようになります。

ぜひ、お試しください!

本記事で使ったファイルのダウンロード

本記事で使った例題ファイルを、下のリンクからダウンロードできます。

応用問題:「九九の表」

この記事で紹介した方法の「腕試し」にちょうどよいのが

「九九の表」です。

「九九の表」で複合参照の練習

MOSにはこんな問題は出ませんが、試しに取り組んでみてください! きっと要領がつかめます!

 
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Excelのフィルター機能で、今までできなかった「OR」条件でのフィルターを実行する[フィルターの詳細設定]
今日は、ある生徒さんのご相談をもとにした記事です。 この方の職場では、直行直帰で勤務した日はタイムカードの打刻がないため、後から本人に確認して勤怠のデータを追加しているそうです。加えて、打刻忘れの確認もしなければならないので、月末になるとタイムカードのデータとにらめっこして、漏れているところを探しているのだそうです。 そこで、これをなんとかExcelで、「サッッ・・・(*'▽') 」とやってしまえないかなぁ??? というのが、ご相談の内容です。 簡単そうにみえますが、意外と、「えっ・・・・それ、できないんだっけ???」と思うような、Excelのフィルター機能の盲点をついたようなご相談でしたので、以下その方法をまとめてみます。 まずは必要な処理の内容を確認。 職場のタイムカードシステムから、打刻データがエクセル(csv形式)で出力されているとします。例えばこんなぐあいです。 何か所か、退勤打刻だけ漏れていたり、連続して打刻がない日がありますね。 このように、出勤・退勤のいずれかでも空欄になっているレコードを、もれなく抽出する、というのが、今回やろうとする処理です。 フィルター機能でササッとできるか、と思いきや・・・ たくさんあるデータから、特定の条件で抽出するのは、Excelでは「フィルター機能」を使いますね。 そう、このボタンです。 さっそくやってみましょう。 普通のフィルター機能では、「出退勤両方が空白」しか抽出できない まず「出勤打刻が空白」のセルを抽出します。 つづいて、「退勤打刻が空白のセル」を抽出します。 結果がこれです。さあどうでしょう?? 目的は達せられたでしょうか? さきほどあった、退勤だけが空白になっているレコードが抽出できていないことが分かります。 このように、通常よく使う方法のフィルター機能では、複数の条件を「全て満たす」レコードしか抽出できないのです。(つまり「AND」条件) 「フィルターの詳細設定」を使う ではどうするかというと、「フィルターの詳細設定」を使います。 このボタンです。 これをクリックすると、次のようなダイアログが出ます。見慣れない画面ですが、これをきちんと理解すれば、かなり複雑なフィルターがかけられるようになりますので、じっくり見てみましょう。 ①リスト範囲 ここには、フィルターで絞り込みたいセル範囲を入力するのですが、データの中のセルを選択してさえあれば、Excelが自動で表全体の範囲を入れてくれます。Excelが範囲を間違えたときだけ、手動で選択すればOKです。 この項目は、普通のフィルターと同じですので、分かりやすいと思います。 ②検索条件範囲 問題はこちらです。上の画像では、何やら範囲指定が入っていますが、これは別シートに次のように作成した範囲が入っています。 暗号のようですが、これはつまり、複数の検索条件をExcelのシート上で表現し、フィルターに入力するためのデータなのです。 最初の行は、必ず元の表と同じ項目名をコピーします。全部でなくてもいいのですが、必要な部分については元の表と正確に同じである必要があります。 二行目以降は、検索条件を書いていくのですが、 同じ行の中は「同時に満たす(AND)」 行どうしは「どれかを満たす(OR)」 というルールで書いていきます。 また、今回は空白セルを検出するため、少し変わった書き方になっています。 50より大きい、という場合→ 「>50」 50より小さい、という場合→ 「<50」 50以上、という場合→ 「>=50」 50に等しい、という場合→ 「50」  (等しい、という条件の場合、"="の記号は不要です) 50ではない、という場合→ 「<>50」 文字列「提出済み」と一致、という場合→ 「="提出済み"」 といったルールなのですが、ここでは空白に一致させるため、いまの例の「50」とか「"提出済み"」の部分が、何もない(空白)になっているのです。 この検索条件範囲を適切に書くことで、かなり複雑な条件で絞り込むことが出来ます。 ※実は、この説明だけでは設定できない条件があります。詳しくは、この記事のさいごの 「余談」 をご覧ください。 絞り込み結果 片方だけ空欄の日も、両方空欄の日も、もれなく抽出されています。 できなかった条件のフィルターも、これでできますね! 設定方法がややこしいため、意外と知られていない、この「詳細条件フィルター」。使いこなせば、今までできなかった条件のフィルターも実行することができます。今まで、何度もフィルターボタンを押して、条件を変えながら見るしかなかったシートも、いっぱつで目的の条件がすべて適用できます。 この例では、分かりやすいようにcsvに出力されている項目をだいぶ省略しています。実際には、もっとたくさんの列があるのではないかと思います。 ぜひ、この方法をご自分の実際に使っているファイルに置き換えて、やってみてください!! 余談・同一項目で複数の条件を同時に満たすようなフィルター では、次のような条件は、どうやって設定したらいいでしょうか??? 「出勤打刻が、8:40~8:50の間にあって、外出打刻がない日を抽出」 同じ「出勤打刻」の項目に、「8:40以降」と「8:50以前」の、二つの条件を設定しないといけません。 「8:40以降」と「8:50以前」は、「同時に満たす」でなければなりません。「いずれかを満たす」では、ダメなんです。さきほどの例に照らすと、 と、いうルールですので、 この「出勤打刻」の下の1つのセルに、2つの条件を書かないといけない状況なんです。 少しExcelができる方なら、「AND関数を使えばいいんじゃ・・・」と思われるかもしれませんが、この「詳細条件フィルター」機能の条件範囲ではAND関数が使えないんです。(通常のセル内での演算とは違う記述ルールが適用されている) さあ、どうしたらできるでしょう!?!?!?!? 正解はこちらです。 絞り込み結果がこちらです いかがですか? これで、設定できない条件はなくなったと思います。  
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【MOS対策のヒント】Excelグラフ各要素の名前をマスターする
まもなくMOS2016もはじまろうか、という、2016年の年末となっておりますが、 【MOS対策のヒント】今回は、Excelのグラフについてです。 Excelのグラフが苦手! という方に Excelの中でも、グラフが苦手! という方はけっこういらっしゃると思います。 むずかしいと感じるひとつの要因として、「グラフの中の要素の名前がわかりにくい」ことが挙げられます。 MOSの問題文には、すべてこの要素名で出題されるのですが、 「2014年度のデータ系列に、データラベルを表示してください」と言われても、 「データ系列」ってなんだっけ? 「データラベル」ってなんだっけ? というところから始まると、けっこうきついですね。 グラフの要素の名前を、動画で覚えよう! グラフ要素の名前は、1枚の紙に書くと、たくさん並んでしまって分かりにくくなりがちです。 そこで、グラフの中の要素の名前を一つずつ説明する動画を作成しました。 一つずつ説明していますので、こんがらがらずに、一つずつ覚えていただけるのではないかと思います。 以下、動画についている説明文をまとめておきます。 グラフエリア グラフの枠全体を指します。グラフの要素すべてがこの中に入っています。 プロットエリア グラフエリアの中で、実際にグラフが描かれている部分です。 縦軸 たて方向の軸の、目盛りに書いてある数字とかのことです。 普通のグラフだと、たて方向の線そのものを「縦軸」と言いますが、Excelの場合、そこに書いてる文字のことを「縦軸」といいます。 動画の例(折れ線グラフ)だと、縦軸が「値」を意味しているので、「値軸」ともいいます。 横軸(横軸ラベル) よこ方向の軸に書いてある文字のことです。 これも普通は、よこ方向の線そのものを「横軸」といいますが、Excelの場合、そこに書いてる文字のことを「横軸」といいます。 動画の例だと、横軸が項目を表すので、「項目軸」ともいいます。 ※横軸内のひとつひとつの項目名のことを「横軸ラベル」と呼びますが、もうひとつ、横軸の全体の説明文のことも「横軸ラベル」と呼びます。2つのものが同じ名前で呼ばれているので、とっても分かりにくいです。 しかも、横棒グラフの場合は、ちょっと意味が変わってきます。詳しくはあとでご説明します。 MOS試験に出題されたら、その問題の全体の意味から、どちらかを判断してください。 凡例 各色のグラフ(系列)と、それが指す系列名の対応表です。 系列(データ系列) ひとつの色のグラフにあらわされる、データの集まりです。動画の例だと、折れ線一本ずつのことを指します。 マーカー(データマーカー) ひとつひとつのデータを表す図形です。動画の例だと、折れ線の中の「・」1個のことです。 選択する時は、まず系列をクリックして、もう一回目的のマーカーをクリックすることで選択できます。 横軸ラベル 横軸につけられた説明文です。 ※これが、さきほどお話した「2つのものが同じ名前で呼ばれている」という、もうひとつの「横軸ラベル」です。 縦軸ラベル 縦軸につけられた説明文です。 グラフタイトル そのまんま、グラフのタイトルです。 データラベル データそのものを文字にしたものです。各マーカーのそばに表示されます。 ※いろいろな表示方法が選べます。 データラベルも、さきほどの「系列」「マーカー」と同じように、1回目のクリックで系列全体のデータラベルが選択され、2回目のクリックで特定の1個だけのデータラベルが選択されます。 データテーブル グラフに描かれているデータを、グラフにあわせて表にしたものです。 (参考)誤差範囲 データに含まれる誤差の範囲を表したものです。 自動と手動が切り替えられます。 目盛線 プロットエリアの中に引かれた線のことです。 タテ・ヨコとも、表示/非表示が切り替えられます。 「補助縦軸」「補助横軸」というのも選べますが、この「補助」というのは、軸に文字が振ってある間隔より細かい目盛線のことです。 (参考)近似曲線 データをなめらかに結ぶ曲線を自動で追加できます。どの系列にもつけられます。 「データの選択」ボタンを押した画面の説明 凡例項目 凡例に出ている各項目を、グラフに表示する/表示しないがチェックで選べます。「編集」ボタンを押すと、どういう名前を表示するかも変えられます。 横(項目)軸ラベル 横軸に出ている各項目を、グラフに表示する/表示しないがチェックで選べます。「編集」ボタンを押すと、どういう名前を表示するかも変えられます。 ※先ほどからいっている「同じ名前が2個ある」ものの片方です。もうひとつ、横軸の全体の説明文のことも「横軸ラベル」と呼びます。 各要素の編集方法はこうする! さて、各要素の名前が分かったところで、これを編集していかなければなりません。 でも、グラフは各要素ごとに編集方法もいろいろあって、MOSの模擬試験や本番のときも 「あれ、ここどうやって変えるんだっけ??」 となることも、よくあるのではないでしょうか。 ひとつひとつ全部覚えると、多種多様すぎてわけがわからなくなりますので、ここではできるだけ単純化し、「こうやって編集方法を見つける」というワザをご紹介します。 方法1:編集したい要素をとにかく選択して、右クリック 編集したい要素を直接選択して、右クリックすればなんとかなる! という方法です。 まず、確実にその要素を「左クリック」で選択し、目的の範囲が選択されていることを確認してください。そののち、同じ場所で「右クリック」します。 すると、コンテキストメニューの一番下あたりに「〇〇〇〇(要素名)の書式設定」というメニューが出てきます。 このメニューを選ぶと、画面右端に編集メニューが現れます。この中に、だいたい変えたいものの項目があります。 方法2:「グラフ要素の追加」ボタン まだ表示されていない要素を追加する場合は、「グラフ要素の追加」ボタンを使います。 ボタンを押すと、要素名が出てきますので、問題文にある要素名をクリックすれば追加することができます。 方法3:「データの選択」ボタンを押す それでもだめな場合は、「データの選択」ボタンを押します。 すると、グラフの中で、元の表からデータをもってきている部分の編集ができるボタンがいくつかついています。 これらを使用することで、要素を直接クリックしても変えられない部分も、変えることができます。   ほかにも、編集に使えるボタンやメニューはいくつかあり、同じ操作も何通りかの方法があるんですが、この3つの方法で、基本的にすべての操作が可能なはずです。 同じ名前が2個ある! 「横軸ラベル」の件について Excelのグラフ要素には、「横軸ラベル」の名前のものが2個あります。 ただでさえ分かりにくいのに、同じ名前を2個も使わないでほしいんですが、現実に2個使われているので、仕方ないですね。 2つの「横軸ラベル」の編集方法 それぞれ、内容を編集するやりかたが違いまして、 横軸ラベル(1)の方は、「データの選択」ボタンを押した画面から変更します。 横軸ラベル(2)の方は、ラベルそのものを直接クリックして編集します。 (最初は表示されてませんので、「グラフ要素の追加」ボタンから追加します。) 横棒グラフの場合はますますややこしい この「横軸ラベル」、実は「横棒グラフ」の場合はちょっと様子が変わります。 横棒グラフの場合、「2010年度」「2011年度」……は縦軸に移動します。 にもかかわらず、「データの選択」ボタンを押すと、「横(項目)軸ラベル」のところに出るんです! つまり、縦軸なのに「横軸ラベル」という名前……なんてことだ……( 一一) まぁ、そのためにわざわざ、カッコをつけて「(項目)」って書いてあるんでしょうけどね…… もうひとつの、青い〇をつけた「横軸ラベル」の方は、見たまんま「横軸ラベル」という名前です。 確実にマスターして、MOSの点数アップ! グラフ要素の編集をする問題を数問きちんと解答するだけでも、50点~80点程度の点数アップになります。 「どうせ分からないから捨てよう」と思っていた方! もったいないですよ! MOS2013でも、毎回数問はグラフ要素の編集が出題されていると思います。新しいMOS2016では、「マルチプロジェクト」方式に変わり、確実に全範囲が出題されますので、「捨てる問題」があると、確実に点数が落ちてしまいます。 きちんとマスターして、ぜひ合格をかちとってください!
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合計ボタン(オートSUM)
エクセルには、便利な「合計ボタン」(オートSUMボタン)がついています。 エクセルを使う方はほぼ全員、使ったことのあるボタンですね。 オートSUMは「押せば合計できるボタン」じゃないんです オートSUMボタンは、とても便利で手早く作業ができるのですが、意外と「実際に何をしているのか」ご存知ない方が多いボタンでもあります。 特に、「他のスクールで少しエクセルを習った方」に、誤解が多いボタンです。当教室に無料体験レッスンで来られた際に、「ここでこれ押せばいいんですよね?」といって、ポチっと押してみて、結果がまちがっているので「あれれ・・??」ということになるんです。 そう、オートSUMは、「ポチッと押せば合計が出せるボタン」ではないんです。きちんとその動作を知って使わなければ、「あれ、合計できない…」で止まってしまい、手早く作業どころか、おそろしいことに・・・「エクセル使えない人」になってしまう、「魔のボタン」に変わってしまうのです。 たとえばこんな例です。 この状態で、矢部卓也君の総合ポイントを計算しようとして、「オートSUM」ボタンを押すとこうなります。 オートSUMボタンを押しても、矢部卓也君の「外国語」しか合計範囲に入りません。あれれ??おかしいな?? 何がまちがってたんだろ・・・・ オートSUMボタンの実際の動作 このとき、エクセルは次のような動作をしています。 まず、オートSUMボタンが押されたセルに、SUM関数を挿入する。 そのセルの、「上」と「左」を確認し、数字が入っているセルを探す。 数字があった方向に、セルをひとつずつたどっていって、数字ではないセル(文字列または空白)を探す 見つけた、「数値ではないセル」の手前までを参照範囲とする このように、オートSUMボタンの動作内容をきちんと知れば、意図しない動作をしても「なるほど」と思えますよね。 ちなみにこの例の場合では、オートSUMボタンを押した後、正しい合計範囲をマウスで指定してやれば、正しく合計することができます。 オートSUMボタンは、「関数入力のお手伝いボタン」 ですからオートSUMボタンは、関数を手早く入力するためのお手伝いボタン、と考えるべきなのです。 この例では、オートSUMボタンを利用して、 ボタンを押す。 範囲を選択しなおす。 このたった2手順で、次の関数を入力できていますね。 =SUM(B5:E5) でも、あくまでお手伝いであって、もとの関数をきちんと理解して使わないと、いざというとき分からなくなるんです。「あれれ?? ボタンを押したのに合計されない・・・」というところで、先に進めなくなってしまうんです。 SUM 関数は数学/三角関数の 1 つで、値を加算します。個々の値、セル参照、セル範囲、またはこれらすべての組み合わせを加算できます。 次に例を示します。 =SUM(A2:A10) =SUM(A2:A10, C2:C10) (引用元・ Microsoft Officeサポート「SUM 関数」) この引用をみて不思議に思われた方もいるかもしれません。SUM関数の( )の中に、範囲が2つ指定されていますね。 実はSUM関数は、( )の中に入っているものを、いくつであろうが全部足してしまう関数だったんです。ですから、 =SUM(1,2,3,4,5) とすれば、そのセルには「15」と表示されます。   せっかく習うなら、実際に使えるスキルを身に付けましょう エクセルの各機能は、その「中身を知って」使うのと、表面的に「使い方を習うだけ」では、身に付き方が全然違います。せっかく習うなら、テキスト通りの場面じゃなくて、実際に出会うどんな場面でも使えるスキルを身に付けたいですね。 前にエクセルを習ったのに、忘れてしまった、という方。 習ったはずの機能が、いざ使おうとしたら全然使えなくて悲しかった、という方。 独学でスキルアップを目指しているが、どう勉強していいかわからなくなった、という方。 こんな方は、当教室でじっくり基礎を見直すと、前に進めると思います。入会時にコース料金がかかりますが、入会後は毎日かよっても月々3,000円(税別)だけですので、気兼ねなくじっくり通って練習ができます。 この記事を読んで「アッ自分のことだ・・・」と思った方は、ぜひ一度、教室に遊びに来てください!
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就職・転職の際、企業が求めるOfficeスキルとは・・・
ある生徒さんが、派遣会社のスキルチェックを受けてこられました。今日、その詳しいお話をうかがったのですが、 「Wordに関しては、それほど高いスキルを求められている印象はなかった。Excelについては、「できればVLOOKUP関数とか、ピボットテーブルまで使えるようだと良い」と言われたそうです。 当パソコン教室のコースに置き換えますと、「Wordは基礎までで良いが、Excelは応用までできたほうが良い」ということになります。 これは、すでに転職活動をしていらっしゃる方にとっては、おそらく肌身で感じられていることと思いますが、なぜ、企業はExcelの方に、より高いスキルを求めるのでしょうか? WordとExcelでは、スキルの意味が違う 実は、Wordの場合、たいていのビジネス文書は、「基礎」の範囲で作成できることが多いのです。 当パソコン教室で、「Word基礎」に入らない機能といえば、例えば「図形・図表・写真を使った文書」の中でも高度なもの、長い文章を手際よく作成・校正する機能などです。これらの機能は、研究機関や出版社などでは使うかもしれませんが、普通の会社だと、全員に必須とまでは言えません。 しかも、こんな機能になると、Wordは少し力不足な面があります。より高いクオリティが求められる印刷原稿には、どこでもWordなんか使わずにIllustrator(イラストレーター)を使っています。長い文章を作成する場合にも、章立て単位の編集や入れ替えが得意な「アウトラインプロセッサ」や、印刷出稿までできる「InDesign」など、よりすぐれたソフトはたくさんあります。 むしろ、Wordのスキルが高い、ということは、「基礎レベルの機能を使いながらも、きれいな文書が作成できる」「タイピングも含めて作業が早い」ということに重点があるように思います。 表を作るにしても、セルの大きさを適切なバランスにしたり、文書全体で体裁を整えたりするのは、案外難しいものです。写真一枚貼り付けるにしても、文字を重ねるのか、重ねないのか、重ねた文字をどうデザインするかで、見た目がまったく変わります。タイピングは、どんな高度な機能を知っていても練習する以外に速くなる方法がありません。このように、使っている機能は基礎的なものでも、その中でスキルアップが必要なのがWordです。 これに比して、Excelの方は、冒頭で出てきたピボットテーブルに代表されるように、Excelにしかない高度な機能がとても多いのです。企業システムや会計ソフトなどを使っていても、ちょっとデータを整理しようとすると、かゆいところに手が届かない、ということはよくあります。こんなとき、Excelに書き出して、データベース機能やピボットテーブルを使って整理し、また元のソフトに戻すと、驚くほど能率的にデータが整理できます。 WordもExcelも・・・みなさん、がんばってみますかぁ!? そういうわけで、スキルチェックをきっかけにして、なんだか目標が高くなってしまった感のある教室なのですが・・・・ 大丈夫です。なんどもこのブログで言っていますが、基礎をおろそかにしない、分からないところをそのまま流さない、という姿勢で練習を続けていけば、スキルアップはかならずできます。(ピボットテーブルまでやりたい方は、一応、「Excel応用コース」を追加していただかないといけないんですが・・・) 今日も教室でお話ししたのですが、企業がVLOOKUPとピボットテーブルを求めるからといって、その学習から始めるのは、間違った学習法です。数式の取り扱い、セル参照の取り扱い、関数の使い方。そうした基本をおさえた学習法をしていれば、VLOOKUPなんて出てきた途端に理解できます。 (インストラクターとしましては、どちらかというと、VLOOKUPなんていう応用の効かない関数は大嫌いです・・・。INDEX, MATCH, COUNTIF, SUMIFなどの関連する関数と一緒に覚えていただきたいと思います。) そしてWordのスキルアップは、なんといってもタイピング練習と、あとは実際に文書を作ってみることだと思います。練習問題にとどまらず、自分の日常の中でWordを使ってみることです。住んでいるマンションの掲示物なんかを、「私、作りますよ!」なんて言って、引き受けてみるのもいいかもしれません。(防水のラミネート加工は当教室でできます。) フォントや画像などは、使ってみなければ特性が分かりませんし、他人に見せる、評価を受ける場をもつことも必要です。 がんばる、という方には、とことんおつきあいいたします。
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エクセルで関数を初めて使う人に、知っておいてほしい2つのこと
今日は、エクセルの「関数」を学ぶ前に、まずは知っていただきたい2つのこと。関数を使ったことがない方、ちょっと関数アレルギーな方むけの、解説記事です。やみくもにいろんな関数を覚えなくても、関数は使えるようになります。 1.「関数」ってそもそも何なのか知っておきましょう。 + とか - とか × とか ÷ とかの、高機能版ってことでOK 「関数」とは、一体なにか? なんとなく知っているという方も、意外と「ちゃんと」理解できてないものです。 「関数」という言葉が、だいたい分かりにくいのです。この2文字からは、意味があんまり伝わってこないんですね。 そのことを、ちょっと考えてみたいと思います。 中学生向きに、わかりやすく説明しているサイトもあります。 こちらでは、「自動販売機」にたとえていますね。 明治時代の書物には、「関数」じゃなくて、「函数」と書かれていました。 「函」=「箱」という意味です。手紙を投函(とうかん)する、といいますね。あの「函」を使っていたのです。なぜ「関」になったかというと、「当用漢字じゃないから」という理由です。 「箱にある数字を入れたら、別の数字が出てくる」=「函数」ってことですね。 英語では、「関数」のことをファンクションfunctionといいます。 functionのおもな意味 機能、働き、作用、目的 「ただの数ではないよ、機能をもった数だよ」という感じですね。 当店でよく説明するのは + とか - とか × とか ÷ とかの、高機能版ですよー( ^^) _U~~という説明です。 「1+1=2」  といえば、「1と1を足すんだな」と分かります。これの高機能版なので、 「=sum(B1:B5)」 といえば、「B1+B2+B3+B4+B5 = いくつになるか自動でやっとくね!」という意味になります。 「=average(B1:B5)」といえば、「(B1+B2+B3+B4+B5)÷5 = いくつになるか自動でやっとくね!」という意味。だんだん高機能になりますね。これは「平均」です。   関数というと、むずかしいことのように言われることもありますが、結局 + や - の延長にすぎないんです。「数やデータを放り込んだら、決まった計算や処理をして、加工したものを返してくれる」、これが関数です。 2.関数を使いこなす。必要なのは、「想像力」 関数を自由に使いこなしたい。どうやったらできるのだろう? 関数はたくさんあります。とても覚えきれないぐらいあります。でも、全部覚えたからといって、エクセルの達人にはなれないのです。 関数を使う、ということは、つまり「どうやったらエクセルに、自分のやりたいことをやらせられるか、考える」ということです。初歩的な関数は覚えたほうがいいですが、大切なことは、「自分は何がやりたいのかをしっかり理解する」ことです。 先日、Yahoo!知恵袋にこんな質問が寄せられていました。 お願いします 図のような表で、列1の値が”1”のセルの右隣のセルの合計”1300”を求める式を教えてください。 もし、”2”なら”900”、”3”なら”400”、となる式です。 数値の組は全部で40行くらいあります。 よろしくお願いします。 つまり、 A列に「1」と書いてあるところだけを拾うと、100  500  700。これを合計したら、100+500+700=1300。  「2」と書いてあるところだけを拾うと、300 ...
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【MOS対策のヒント】IF関数とAND/OR。分からなくなったら「分解」してみよう!
教室のMOS対策講座の中で、生徒さんにご紹介した内容から掲載している【MOS対策のヒント】。 今回は、「IF関数と、AND/OR」をとりあげます。(MOS2013以降は、エキスパート資格の範囲に入っています。) IF, AND, OR……とにかくまったく理解できない…… IF関数、そしてAND、ORなどの「論理演算」関数は、「とにかくまったく分からない」「理解できない」という声がよく上がる項目です。 変な記号が出てくる。(>,<,=) かっこ ( )  がたくさん出てきて、訳が分からなくなる。 しかも、一つで済むのじゃなく、いろいろ複合することが多い。 これを使いこなすには、関数そして「論理式」についての深い理解が必要となります。 といっても、それなりに「分かりやすい学習法」というものはありまして、当教室でもこの方法でレッスンを行うことがあります。 IF関数は部品ひとつずつに分解して理解しよう 例えば次のようなIF関数があるとします。 =IF(AND(E5>=$E$2,F5>=$F$2),"達成","未達") 一見すると大変複雑ですが、あわてずじっくりと理解していくことにします。 実際に分解してみよう! 一つ一つの部品を実際にExcelのセルに入力して、計算結果を確かめてみることで、理解が深まります。普段けっしてやらない操作だと思いますが、あえてやってみましょう。 条件式の部分 まずは、この赤枠の部分、「条件式」が一体どういう役割を果たしているのか、実際にExcelに計算させてみます。 まず、「E5>=$E$2」を実際に余白のセルに代入してみましょう。数式として計算させるため、先頭に「=」をつけて「=E5>=$E$2」と入力します。 つまり、田中さんが上期に目標を達成したか?を判定する式だということですね。 結果はこうなります。 結果は「TRUE」…… なんだこりゃ!! このように、「< > =」などを使った論理式を単独で計算させると、結果は「TRUE」または「FALSE」となります。これを「論理値」といいます。 普通、数式の答えは「123」とか「50000」といった、数字になりますね。しかし、条件式の場合だけは違うのです。 条件式 「3>2」→結果「TRUE」(3は2より大きい) 条件式 「3<2」→結果「FALSE」(3は2より小さくない) 条件式 「3>=3」→結果「TRUE」(3は3以上である。) 条件式 「3>3」→結果「FALSE」(3は3より大きくない) このように、等号・不等号で表された「条件」を満たせば「TRUE」、満たさなければ「FALSE」という結果になります。 もとのシートにもどってみますと、 29133>=28000 →TRUE 28563>=29000 →FALSE という結果になります。 TRUE,FALSEは、「ホント」と「ウソ」! ちなみに、TRUE, FALSEといっていますが、訳すると「ホント」と「ウソ」です。 (正式には、「真」と「偽」というのですが、まぁいいじゃないですか) もし論理式を日本人が発明していたら、今頃エクセルには「ホント」「ウソ」って表示されていたかもしれませんよ…… AND/OR関数は「赤あげて、白あげて……」の役割! それでは、いまの結果をもとに、その「外側」、AND関数を見てみます。 このままではややこしいので、さきほど既に求めたTRUE, FALSEの結果を、直接ここに書いてみましょう。 前半E5>=$E$2が「TRUE」、後半F5>=$F$2が「FALSE」でしたね。 なんとシンプルになりましたね。それではEnterを押して計算させてみます。 結果は「FALSE」でした。 AND関数とは、次のような結果を返す関数です。 =AND(TRUE,TRUE) →結果「TRUE」 =AND(TRUE,FALSE) →結果「FALSE」 =AND(FALSE,FALSE) →結果「FALSE」 つまり、AND関数は中身が全部TRUEの時だけ結果が「TRUE」になる関数です。中身はいくつあっても大丈夫で、同じように「全部TRUEか?」というチェックをしています。 ちなみにOR関数は次のような結果を返します。 =OR(TRUE,TRUE) →結果「TRUE」 =OR(TRUE,FALSE) ...
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AKB48選抜総選挙を、パソコン教室がExcelでふりかえります。
Excelを初めて自分で開いてみた方に、まず試してほしいこと
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