転職の際、企業はWordよりExcelに高いスキルを求める?!

就職・転職の際、企業が求めるOfficeスキルとは・・・ Excel(エクセル)
Excel(エクセル)Microsoft Office(オフィス)Word(ワード)今日のパソコン教室

ある生徒さんが、派遣会社のスキルチェックを受けてこられました。今日、その詳しいお話をうかがったのですが、

「Wordに関しては、それほど高いスキルを求められている印象はなかった。Excelについては、「できればVLOOKUP関数とか、ピボットテーブルまで使えるようだと良い」と言われたそうです。

当パソコン教室のコースに置き換えますと、「Wordは基礎までで良いが、Excelは応用までできたほうが良い」ということになります。

これは、すでに転職活動をしていらっしゃる方にとっては、おそらく肌身で感じられていることと思いますが、なぜ、企業はExcelの方に、より高いスキルを求めるのでしょうか?

WordとExcelでは、スキルの意味が違う

実は、Wordの場合、たいていのビジネス文書は、「基礎」の範囲で作成できることが多いのです。

当パソコン教室で、「Word基礎」に入らない機能といえば、例えば「図形・図表・写真を使った文書」の中でも高度なもの、長い文章を手際よく作成・校正する機能などです。これらの機能は、研究機関や出版社などでは使うかもしれませんが、普通の会社だと、全員に必須とまでは言えません。

しかも、こんな機能になると、Wordは少し力不足な面があります。より高いクオリティが求められる印刷原稿には、どこでもWordなんか使わずにIllustrator(イラストレーター)を使っています。長い文章を作成する場合にも、章立て単位の編集や入れ替えが得意な「アウトラインプロセッサ」や、印刷出稿までできる「InDesign」など、よりすぐれたソフトはたくさんあります。

むしろ、Wordのスキルが高い、ということは、「基礎レベルの機能を使いながらも、きれいな文書が作成できる」「タイピングも含めて作業が早い」ということに重点があるように思います。

表を作るにしても、セルの大きさを適切なバランスにしたり、文書全体で体裁を整えたりするのは、案外難しいものです。写真一枚貼り付けるにしても、文字を重ねるのか、重ねないのか、重ねた文字をどうデザインするかで、見た目がまったく変わります。タイピングは、どんな高度な機能を知っていても練習する以外に速くなる方法がありません。このように、使っている機能は基礎的なものでも、その中でスキルアップが必要なのがWordです。

これに比して、Excelの方は、冒頭で出てきたピボットテーブルに代表されるように、Excelにしかない高度な機能がとても多いのです。企業システムや会計ソフトなどを使っていても、ちょっとデータを整理しようとすると、かゆいところに手が届かない、ということはよくあります。こんなとき、Excelに書き出して、データベース機能やピボットテーブルを使って整理し、また元のソフトに戻すと、驚くほど能率的にデータが整理できます。

WordもExcelも・・・みなさん、がんばってみますかぁ!?

そういうわけで、スキルチェックをきっかけにして、なんだか目標が高くなってしまった感のある教室なのですが・・・・

大丈夫です。なんどもこのブログで言っていますが、基礎をおろそかにしない、分からないところをそのまま流さない、という姿勢で練習を続けていけば、スキルアップはかならずできます。(ピボットテーブルまでやりたい方は、一応、「Excel応用コース」を追加していただかないといけないんですが・・・)

今日も教室でお話ししたのですが、企業がVLOOKUPとピボットテーブルを求めるからといって、その学習から始めるのは、間違った学習法です。数式の取り扱い、セル参照の取り扱い、関数の使い方。そうした基本をおさえた学習法をしていれば、VLOOKUPなんて出てきた途端に理解できます。

(インストラクターとしましては、どちらかというと、VLOOKUPなんていう応用の効かない関数は大嫌いです・・・。INDEX, MATCH, COUNTIF, SUMIFなどの関連する関数と一緒に覚えていただきたいと思います。)

そしてWordのスキルアップは、なんといってもタイピング練習と、あとは実際に文書を作ってみることだと思います。練習問題にとどまらず、自分の日常の中でWordを使ってみることです。住んでいるマンションの掲示物なんかを、「私、作りますよ!」なんて言って、引き受けてみるのもいいかもしれません。(防水のラミネート加工は当教室でできます。) フォントや画像などは、使ってみなければ特性が分かりませんし、他人に見せる、評価を受ける場をもつことも必要です。

がんばる、という方には、とことんおつきあいいたします。

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