Gmailでアドレスを使い分ける方法いろいろ。メリット・デメリットを知って使い分けよう

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最近お問い合わせが多い内容として、

「Gmailで、アドレスを複数使いたい」

というものがあります。

アドレスを複数、といっても、その方によってさまざまな意味があり、答えは一つではありません。

この記事では、そんなさまざまな答えをひととおりご紹介してみたいと思います。

Gmailアカウントそのものを複数作って、使い分ける方法

まず、一番まっとうに? Gmailアカウントそのものを複数作って、切り替えながら使い分ける方法です。

Gmailアカウントを複数作る、ということは、つまりGoogleアカウントを複数作る、ということです。

Googleアカウントの作成

Googleアカウントの作成 | Google

このリンク先で、無料でいくつでもGoogleアカウントを作ることができます。

Googleアカウントの新規作成画面

  • 「ユーザー名を選択」→新しいGmailアドレスをここで作ります
  • 「現在のメールアドレス」→現在もっているメールアドレスを1つ、Googleに届け出る連絡先として入力します。

「現在のメールアドレス」は同一でも、複数のGoogleアカウントを作ることができます。

スマホのGmailアプリ→アカウントを追加

スマホでGmailを使う場合は、「アカウントを追加」を使って簡単に新しいアカウントをアプリに追加し、切り替えて使えます。

Gmail右上のメニューボタン→「設定」と選ぶと、次の画面になります。

Gmailアプリ「アカウントを追加」

この「アカウントを追加」を押すと、ログイン画面に行きますので、新しいGmailアカウントでログインすればOKです。

もういちどGmailアプリのトップに戻り、再び左上のメニューボタンを押すと、次のような画面になっています。

Gmailの複数アカウント使い分け画面

この丸いアイコンのひとつひとつが、Gmailアカウントです。タップすると、すぐにそのアカウントのGmailに切り替わります。

PC版では、Chromeの「アカウントの追加」が便利

PC版でお使いの方は、Google Chromeの「アカウントの追加」が便利です。

PC版Gmailでも、「複数アカウントにログイン」する方法もありますが、この方法だと、切り替えの際に一回一回ログアウトしなければなりません。複数のGmailを同時に表示することができなくなります。

複数のアカウントに同時にログインする | Googleサポート

これに対して、Google Chromeを使って「ユーザーを追加」にすると、Chromeのウィンドウそのものが別アカウントで開かれ、画面上で共存できるようになります。

Chrome を他のユーザーと共有する | Googleサポート

「他のユーザーと共有する」と書いてありますが、自分が持っている別アカウントでも同じことです。

このようにChromeに複数ユーザーを設定してから、それぞれのユーザーでGmailを開けば、それぞれのGmailを同時に使うことができます。

Googleアカウントを複数作るメリット・デメリット

以上の方法で、完全に異なる複数のGmailを使い分けることができます。

メリット

  • メールアドレスがそれぞれ完全に区別される
  • 別々の受信フォルダに入るので、まざってしまわない(場合によりそれがデメリットになる場合もありますが。下記参照)
  • 無料でいくつでも作れる

デメリット

  • 他のGmailユーザーと違うアドレスを選ぶ必要があるため、使いたいアドレスが使えないことがある。(数字などを適当につけて、違う名前にすればできます)
  • 簡単に切り替えられるものの、あくまで別々のGmailであるため、同じ受信フォルダに全部入ってくるようにはできない。(下記の、「別のメールサービスのメールを読み込ませる」方法をGmailどうしで実行すれば、実は可能なんですが)
  • パスワードがアカウントの個数分できるため、パスワードの管理に注意が必要。

別のメールサービスのメールを、Gmailに読み込ませて使う方法

2つ目の方法は、Gmail以外でメールアドレスを作って、Gmailの「インポート」設定を使って、Gmailの画面内で送受信してしまう方法です。

設定の方法(Gmailヘルプを参照)

こまかく手順を書くと煩雑になるため、Gmailヘルプをご覧ください。

他のアカウントのメールを確認する | Gmailヘルプ

この方法を使うと、@outlook.jp @hotmail.jp @yahoo.co.jp 等のメールをGmailの受信トレイに読み込み、送信もアドレスを切り替えてGmailの画面内から行うことができるようになります。

また、別のGmailのメールを読み込むこともでき、別アカウントのGmailを同じ受信トレイ内で管理できるように設定できます。

この方法のメリット・デメリット

メリット

  • メールアカウントごとに違う画面を開かなくても、送受信がGmailから一括で行えるため、操作が非常にシンプルになる。
  • 見逃し/送信忘れが防げる。

デメリット

  • POP/SMTP, IMAPなど、メールの設定についての知識が少し必要。(Gmailヘルプに説明がありますが、読み込もうとするメールサービスの設定仕様を自分で調べて確認する必要がある)
  • もちろんサービスごとにID/パスワードは新たに作る必要あり。ログイン方法・使い方も、それぞれ違うので、一応知っておく必要あり。
  • 送信する時、メールアドレスを切り替え忘れると、違うアドレスから送信されてしまう。
  • メールのインポートにタイムラグがある。(リアルタイムではなく、最長60分程度の遅れがあります。手動で再読み込みすることは可能)

Gmailアドレスに「エイリアス」をつけて使う

もうひとつの方法として、Gmailアドレスに「curio+office@gmail.com」のように「+〇〇〇」という「エイリアス」をつけて使う方法があります。

「curio+〇〇〇@gmail.com」と、エイリアス(+〇〇〇)をつける方法

Gmailの「エイリアス」とは?1アカウントで実質複数アドレスを持てる便利機能を解説 | ferret

メールアドレスを使うだけなら、まったく何の設定もいらないのが特徴です。

ただし、ちょっとこれは「複数のメールアドレスを使う」という感じではなく、

「もともと持っているGmailに、『荷札』を付けて区別する」

という表現が正確です。別アドレスを簡単に作れる・・・というわけではありません。

受信側では、「+〇〇〇」をつける前の、もともとのGmailの受信フォルダに普通に受信されます。何か違う動きをするわけではありません。

これを、別アドレスのように使うためには、上記ferret様の記事にあるように、「フィルタとラベル」を設定して、エイリアスごとに違うラベルに分類されるように自分で設定しなくてはなりません。

ですが、普通にまったく同じアドレスで何でも送信してもらった場合、「フィルタとラベル」で分類するにしても、なかなか難しいのです。「受信元アドレス」とか「件名に含まれる文字列」などで、正確に振り分けるための条件がはっきり決まればよいのですが、そうでない場合、自動で振り分けるのは限界があります。

そんなときに、エイリアスを付けておけば、送信元がバラバラ、内容もバラバラであっても、きちんとエイリアスごとに分類できます。

そういう意味では、大変便利な機能です。

メリット・デメリット

メリット

  • 新たにアカウントを作ることなく、手軽に使える。
  • 送信するだけなら、設定不要。ただアドレスのなかに「+〇〇〇」とつけるだけ。

デメリット

  • 別にメールアドレスが増えるわけではない。元のアドレスに「荷札」がついてくるイメージ。
  • 元のアドレスが普通に推測できる。(ただ+〇〇〇をとるだけですからね)
  • 受信側で「フィルタとラベル」を使って振り分けなければ、元の受信トレイにただ普通に入ってくるだけになってしまう。

結局どれがいいのか?

以上、Gmailでアドレスを使い分ける方法を3つご紹介しました。

それぞれ、用途や場面に応じてメリット・デメリットがあることはお分かりいただけたと思うのですが、詳しい知識がない方にとって、メリット・デメリットといっても分かりにくい感はいなめません。

「結局どれがいいと思いますか?」と問われれば……

そうですねぇ……用途によりけり、としか言いようがありませんが……

しいて言うならば、

  1. 無料でとにかくアドレスが違えばいい、せいぜい3アドレスくらいまで→1番目のGmailのアカウント使い分けがおすすめ
  2. すでに別アドレスを持っている。または、受信トレイは1つにまとめたい場合→2番目のGmailにインポート がおすすめ

3番目のエイリアスを使う方法は、別アドレスの使い分け、という感じではないんですよね。「ちょっと臨時に別フォルダに入れてまとめたいメールがある」「社内で部署ごとにメールをまとめたい」といった用途にかぎられると思います。

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