「エクセルといえば、関数」じゃないんです。

Excelの基礎レッスンをこれからはじめよう、という方の中に、「エクセルといえば、やっぱり関数」「SUMとか、あとVLOOKUPとか・・」というイメージを持っている方が、思いのほか多いように思います。

関数は、手計算ではできない複雑な処理をこなしてくれるので、Excelの中でも「花形」と思われるのは仕方がないかもしれません。でも、野球はバッターだけでは成り立たず、ピッチャーとキャッチャーも必要です。相撲は力士だけでは成り立たず、土俵と行司が必要です。今日は、関数より前にどんな大切なことがあるのか、お伝えしたいと思います。

あなどれない「単純な足し算」

次の画像をご覧ください。

3日間の売上金額を、単純に足し算している様子です。

受講料が何十万円もするビジネススクールに行くと、この計算は「=SUM(B2:B4)　で計算します。オートSUMボタンを押しましょうね」と教えられるはずです。「なんでわざわざ、足し算でやる必要があるの?」と思った方も多いでしょう。

では次の例ではどうでしょうか。次のデータから、毎月15日のイベントデーの売上は除外して、合計を出したいという例です。

とりあえず4月分の合計を、C33セルに出してみたいと思います。まず、関数を使った場合の計算例です。

C33   「=SUMIF(D2:D32,"<>イベント",C2:C32)」 　　SUMIF関数を使って、D列に「イベント」の文字が無い列を検索し、その金額を合計しています。他の月にも適用できるようにするため、4/30の次の行まで合計しています。

ところが、この場合イベント日は15日に固定ですから、SUMIF関数を使わなくても、次のような式で計算できます。

C33 「=SUM(C2:C15)+SUM(C17:C32)」　個数が多いのでSUM関数を使いましたが、1～14日と、15～末日を、単純に足し算しているだけです。計算結果は、SUMIF関数のときと同じです。

さらに、このまま5月の下、G33にコピーすれば、5月の合計もすぐに計算できます。コピーすると、自動で

G33 「=SUM(G2:G15)+SUM(G17:G32)」に変換されますね。

これも大切なことで、Excelは数式をコピーして貼り付けると、コピー元のセルからの距離を自動で計算し、その分を数式内のセル参照に加算する仕様になっています。貼り付ける場所は元と違っていても、「違う場所で同じ計算」をできるようになっているわけです。(この機能を部分的にOFFにするのが「絶対参照」です。)

さらに、この2つの足し算を、さらに足し算すれば、簡単に4月、5月のイベント日を除く合計金額が出ます。

最後のところもまた、単純な足し算で計算しているのが分かります。このように、離れた場所の数字を合計するのも、足し算の方が楽ですね。

何十万円もするビジネススクールで実際にあったことですが、「エクセルといえば関数」とばかりに、関数ばかりを熱心に教えた結果、生徒さんは足し算のやり方を知らなかった、という例があります。また、数式をコピーして貼り付けると、数式内のセル参照がどう変わるのか、分からなかった、という例もあります。

このようなスクールを卒業した人が、いまの計算をしようとすれば、「イベントの日を飛ばす関数はなんだったっけ・・・」ということしか頭に浮かばないはずです。「4月と5月の合計は、SUM関数だろうけど、間に『合計』っていう文字が入ってるし・・」と考え込んでしまうはずです。しかし、足し算を知っていれば、「上半分と下半分をそれぞれ合計して、足したものを、もういっかい足せばいい」と、すぐにわかります。

基礎をしっかり学べば、その先に「スキルアップ」が見える

Excelのスキルアップをうたった講座はたくさんあります。そこで教えられている内容はだいたい、こんな基礎中の基礎みたいなことじゃなくて、VLOOKUP関数の応用とか、論理式の記述方法とか、そういったことだと思います。

でもちょっと待ってください。そんな講座を受講した人が、「Excelを習ったけど、VLOOKUPとか論理式とか、なんだかよく分からなかった・・」という感想を口にするようなことが、どうして起こるのですか?

VLOOKUP関数を使いこなすには、正しく足し算が使えなければなりません。(VLOOKUPの中に入れる式には、足し算がよく出てきます。)

Excelでコピー・貼り付けをしたらセル番号は勝手に変わる、ということを、正しく理解しておかなければなりません。(VLOOKUPを含む数式をコピーした時に、内部のセル参照がどう変化するか、分からなくなります。)

難しいと言われる「絶対参照」も、「Excelはコピペしたら、そのときの距離分だけセル番号を全部書き換える」ということをしっかり身に付けておれば、「それを一時的にOFFにする機能」として、簡単に理解できます。

つまり、簡単なことをきちんと教えずに、難しいことを教えるから、分からなくなるのです。

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