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エクセルで「このセルと同じ数字を、こっちにも表示」が意外と難しい!?

見積書を作っているところの写真
Excel(エクセル)
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今日は、日ごろのExcelのレッスンの中から、「簡単なようで、意外と難しい」この操作のお話をしていきたいと思います。

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ただ、2か所に同じ数字を入れるだけなのに、あれ!?どうやるんでしたっけ??

例えば次のような請求書を作る場合です。請求明細の金額を合計したセルがあり、その金額と同じものを「ご請求金額」のらんに大きく表示します。

赤丸をつけた2か所は、同じ金額が入りますよね。

請求書の二か所に同じ数字が入っている

請求書の中で、赤丸の2か所に同じ数字が入っています。これをどう作ったらいいでしょう?(画像タップで拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください。)

このように、

計算結果と同じ数字を表示するだけなのに、

これが意外と「むずかしい」ところなんです!

「なぁんだ、簡単だよ!?」と思った方は、この記事はすっとばしていただいて結構です(^^;

「あれ、簡単そうだけど、どうやるんだっけな……」と思ったアナタは、ぜひ最後まで読んでみてください! きっとためになりますよ!

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同じものをもう一つ入力するのは、「コピー」ではないの??

「同じものをもうひとつ入力する」と聞いて、

ぱっと思いつくのは「コピー」です。

コピーの機能

それでは、この請求額のらんを「コピー」「貼り付け」で正しく作れるか、実際に試してみます。

コピーして貼り付けたらゼロになった・・・

コピーして貼り付けたら、ゼロになっちゃった・・・(画像タップで拡大できます。戻るときは「戻る」ボタンで戻ってください。)

コピーして貼り付けると、なんと「0(ゼロ)」になってしまいました……

コピーしたのに、金額が変わってしまうのはなぜ?

Excelの「コピー→貼り付け」は、普通のコピー・貼り付けとは違う動きをします。それで、コピーすると金額が変わってしまったのです。

それにはきちんとした「ルール」があるんです!!

  • 「Excel以外のときのコピーと、何が違うの?」
  • 「どういうルールでコピーされているの?」

これがちゃんと分かれば、あなたもExcelの達人にグッと近づきますよ!!

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Excelのコピーは、普通のコピーとなにが違うの?

実は「2つのルール」があるんです。

Excelのコピーには、2つのルールがあります。

  • ルール1) 見たものそのままでなく、「中身」がコピーされる
  • ルール2) 「相対参照」のルールに従ってコピーされる

この2つのルールを詳しく見ていきましょう。

ルール1) 見たものそのままでなく、「中身」がコピーされる

もういちど、さきほどの状況をおさらいします。この画像のようになっていました。
コピーして貼り付けたらゼロになった・・・

なぜ、コピーして同じものを貼り付けたはずなのに、片方は「42,420」、もう片方は「0」になってしまったのでしょう?

Excelは、セルの「中身」と「見た目」が違うのが特徴

この謎を解くには、それぞれのセルの「中身」を見てみる必要があります。

セルの「中身」は数式バーに表示されています。

このように、常に「中身」と「見た目(表示内容)」が区別されています。

この場合は、「42,420」と表示されていますが、「コピー」を押したときは「42,420」ではなく「=SUM(G28:G29)」がコピーされます。

各セルの「中身」に実際何が入っているかは、そのセルをクリックして数式バーを見ないと分からないのです!!

コピーする前に、必ず数式バーを確認しましょう!

ですので、Excelでセルをコピーしたり、または何か操作をするときは、必ず一旦そのセルをクリックして、数式バーに何が出ているか確認しましょう!

「え~~面倒くさい!」

と思われるかもしれませんが……慣れるしかないです(- -;

慣れれば確認が「習慣」になり、自然とマウスでクリックしている自分に気づくと思います(^^;

ルール2) 「相対参照」のルールに従ってコピーされる

では、もう一つのルールについてご説明しましょう。

さきほどコピーしてみた請求書ですが、

こんどは「コピー元」「貼り付け先」両方の「中身」がどうなっているのかを見てみます。

コピーして貼り付けると中身は変わっている

  • 請求明細の「合計金額」→「=SUM(G28:G29)
  • 上の「御請求金額」→「SUM(D17:D18)

「中身」がコピーされるって言ったのに、「中身」すら変わっちゃってるじゃない!!

そうなんです。Excelは「中身」すら、そのままコピーされるわけじゃないんです。

なんだこりゃ! これじゃ全然分からないじゃない!! 理解不能です!! (> <)

 

………って言っていても始まらないので(^^; 気を取り直して、

「中身」がどう変わるかにもルールがあるんです! というお話をします。

画面イメージで見てみたら、意外と「超カンタン!」なルール、それが「相対参照」

この「中身」が変化するルールを「相対参照」といいます。

言葉で説明するよりも、次の画像を見ていただいた方が分かりやすいと思います。

相対参照の意味。現在地を起点にして同じセル数ぶんだけ合計しています

このように、数式が変わってしまったように見えましたが、

現在地を起点にした、計算の「位置関係」は、まったく変わっていないですね!

このように、数式が表す位置関係がコピーされる。このルールを「相対参照」といいます。

このように図で見ると、とても簡単なルールですね!!

「G28」とか「D17」とか、「A3+A4」とか、とにかく数式の中で他のセルを参照しているものは、すべてこのルールに従って変化します。

なお、この逆で「絶対参照」というのも聞いたことがあると思います。

「G28」と書かずに「$G$28」と書くと、いまのルールとは違う「絶対参照」のルールになり、コピーしても数式そのものが変化せず、完全に同じ場所を指すようになります。

「相対参照」と「絶対参照」について、詳しくは当ブログのこちらの記事をご覧ください。

 

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コピーがだめなら、じゃあ、どうすれば同じ数字が入れられる?

コピーでは同じ金額は入れられなかった!

さて、話を請求書に戻しますと、

最初に見たように、コピーでは2か所に同じ数字は入れられませんでしたね。

コピーして貼り付けたらゼロになった・・・

では、どうすればこの2か所に同じ金額が入れられるでしょうか?

そのためには、「セル参照」という方法を使います。

「セル参照」を使って、どこでも自由に、同じ数値を表示する

「セル参照」は、とても簡単な方法です。

「セル参照」という方法の説明

「御請求金額」の空欄D19セルには、「=G30」とだけ入力しています。たったこれだけです。

(※実際には、「=」を打った後すぐにG30セルをクリックして、確定のEnterを押すだけです。)

拍子抜けするほど簡単ですが、今まで教室でExcel基礎コースのレッスンをやってきて、

これが一回でできた生徒様は一人もいらっしゃいません!!

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「セル参照」の使い方、おさらいしましょう!

ということで、Excelを使う方なら、実はたぶん毎日使っている、「セル参照」。

その方法を、ここで「おさらい」しておきたいと思います。

  • セルの先頭に「=」をつけて「数式」にします。
  • 数式の中では、「セル番号」が、その指しているセルの「見た目」の代わりの役目になります

セルの先頭に「=」をつけて「数式」にします。

Excelは、セルの「中身」の先頭に「=」があると、ないとでは、全く意味が違います。

試しに、いまの請求書の「御請求金額」を、「=」あり、と、「=」なし、の両方で打ったものを比べてみます。

「=」あり、なしの違いを比べてみました。「=」なしだと、そのまま「G30」と表示されます

このように、

  • 「=」ありだと、「G30セル」という意味になる。
  • 「=」なしだと、そのまま「G30」という文字になる。

ということになります。

計算はなくても「=」があれば「数式」となります。

いま、「=G30」という数式には、足し算も引き算も、関数もありませんでした。

こんなふうに、なにも計算がなくても、Excelでは「=」がつけば、すべて「数式」と呼びます。

数式の中では、「セル番号」が、そのセルの「見た目」(計算結果)の代わりになります

この記事の初めの方で、

Excelは、セルの「中身」と「見た目」が違うのが特徴

と書いていたのを思い出してください。

G30セルについて、改めて見てみますと、

  • G30セルの「中身」(数式)—「=SUM(G28:G29)」
  • G30セルの「見た目」(計算結果)—「42,420」

です。

「セル参照」では、「=G30」と書くと、「見た目」(計算結果)の方、「42,420」の意味になります。

けっして、「中身」(数式)の「=SUM(G28:G29)」という文字が表示されたりはしません。

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コピーは「数式」、セル参照は「計算結果」

まとめますと、

  • 「コピー」「貼り付け」をおこなうと、元のセルの「数式」が、相対参照のルールにのっとってコピーされる。
  • 「セル参照」を行うと、元のセルの「計算結果」が、参照したセルにそのまま表示される。

ということですね!!

コピー先で計算しなおす必要がなければ、「セル参照」でOK!

ということは、別の角度から言えば、

  • 新しい場所で、もう一度計算をやりなおす必要があるときは「コピー」「貼り付け」で数式ごともってくる。
  • 計算をやり直す必要がない場合は、「セル参照」で計算結果だけもってくればよい

ということになります。

あるセルの内容をコピーするとき、コピー先にある数字を使って再計算する必要があれば、

「コピー」を使って数式そのものをコピーしておかないと、計算が違ってしまいますね。

逆に、今回例に出した、請求書のような場合、

ただ単に同じ金額をもう一つ、表示するだけですので、「セル参照」でよいのです。

いかがでしょうか? 少し、つかめてきましたでしょうか?

Excelのテキストや練習問題をやるときに、ぜひ、ちょっと思い出してみて下さい!

やっているうちに、だんだん区別が身についてくると思います!

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コメント

  1. サンタロウ より:

    お忙しい中、ご回答ありがとうございます。

    ゼロの時に空白をさけるためだったんですね。

    ありがとうございます。

    お忙し時にお邪魔ばかりしてご迷惑をお掛けしました。

  2. サンタロウ より:

    1つ疑問があるのですが
    「#,##0」の所ですが
    「#,###」ではないのはリ湯があるのでしょうか。

    すいません、知識が浅くて、、、、、。

    • はい、これは、ゼロの時空白にならないようにするためです。
      実際は、領収書なのでゼロはあり得ないとは思うんですけれども、そういう理由で普段そこはゼロにするものですから、ゼロにしています。
      例えば、免税商品などがあった場合、消費税はゼロがあり得ますが、#,###にしておくと、そこが空白になってしまいます。

  3. サンタロウ より:

    ありがとうございます。

    うまくいきました。出来ました。

    TEST関数を使うのですね!!考えつかなかったです。

    流石です!!ご教授ありがとうございました。

    助かりました。

  4. サンタロウ より:

    いつもお世話になっております。

    いつも数字をコピーしてくるときに不便をかんじるのが同一セル内へのコピーです。

    例えばですが、領収書のフォーム枠外で 税込み 10,000(=A1) 
    税別    909(=INT(A1*0.1/1.1)
                       消費税 9091(=A2-A3)
    と計算して、

    領収書の1つのセルに
    価格 10,000(税別 9091,消費税 909)と記載します。
    この時、枠外で計算した数字をコピペして持ってきます。

    この領収書フォームが項目別に設定されていればいいのですが、
    1つのセル内に「価格 10,000(税別 9091,消費税 909)」と記載されていて、
    不便なのですが、
    これを領収書のフォームを変更せずに、枠外の計算式から
    1つのセル内にもってくる方法はないですか。

    セルを結合や領収書のフォーム変更ができないのでこまってます。

    ご教授お願い致します。

    • ご返信遅くなりました。つまり「価格 10,000(税別 9091,消費税 909)」という文字列を生成して、これをコピペできればよい、という状況でしょうか。
      セルA2 10000 セルB2 909 セルC2 9091

      セルA3
      =”価格 “&TEXT(A2,”#,##0”)&”(税別 “&TEXT(C2,”#,##0”)&”,消費税 “&TEXT(B2,”#,##0″&”)”)

      とおくと、セルA3に
      価格 10,000(税別 9,091,消費税 909)
      という文字列が生成されますので、これをこのまま値貼り付けしてはいかがでしょうか?

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