【MOS対策のヒント】IF関数とか、COUNTIF関数とか、もう何がなんだか分からなくなっちゃった時の学習法

教室のMOS対策レッスンから、皆さんに役立ちそうな内容をご紹介するシリーズです。

今回は、MOS Excel スペシャリスト受験者の方を対象に、

「IF関数」、および「なんちゃらIF関数」(COUNTIF, SUMIF, AVERAGEIF)をどうやったら使いこなせるのか??　というお話です。

やればやるほどに、関数が分からなくなる……なんでだろう??

MOSの資格対策は、ほとんどの方が最後に、市販の模擬試験プログラムを使って仕上げをしていきますね。

ひととおりテキストやレッスンをやって、「よし、だいたいわかったから、模擬試験に挑戦してみよう!」となります。

ところが、不思議なことに、こんな現象が起こることがあります。

模擬試験をやればやるほど、

• IFを使うんだか、COUNTIFを使うんだか、どんどん分からなくなってくる。
• 分かったつもりでIFとかCOUNTIFの式を書くのに、エクセルが「数式に間違いがあります」といって受け付けてくれなくなる。

ありゃりゃ、これは困りました……

模擬試験は仕上げなのに、仕上がるどころか、どんどん「できなく」なっちゃってます……

こんなとき、「もうExcelのMOSなんて、自分には無理なんじゃないだうか……?」と、一瞬そんな思いがよぎることもありますね……( ;∀;)

学習するとますます分からなくなる? その原因とは?

ふつう、学習はすればするほど、分かるようになるものですが、

IF, COUNTIF, SUMIF, AVERAGEIF関数に関しては、全く逆に

「どんどん分からなくなる」という声をいくつも耳にします。

いったいどういうことなんでしょう?

「パターン記憶型」の学習になってしまっているかも??

皆さんの事例を拝見して、おおむね共通しているのは、

関数の本質が分からないまま、問題と解答の「パターン」を頭に焼き付けるような理解

をされているケースがほとんどなのです。

• 「こういう場合はIF関数」
• 「こういう場合はSUMIF関数」
• 「たしかこのパターンだとAVERAGEIF関数」

のような学習方法ですね。

そうすると、

• あれっ? この問題、前はできたはずなのに、ぜんぜん分からない……
• ×になるけど、どんなに考えても、何が間違っているのか分からない……

というように、

何が間違いなのか、考える糸口すらつかめない

ような状態になってしまうことがあるんです。

MOS2016以降、「関数名が表示されない」ことの影響

実は、MOS2013については、このような学習法でも十分通用しました。

問題文に、「～関数を使って」と、関数名が明示されているからです。解答するときは、書かれている通りの関数名をまず入力して、あとは表示される通りの引数をあてはめていけば、自然に解答ができあがるのです。

しかし、MOS2016以降のバージョンでは、使う関数名を問題文に明示しない出題形式に変わりました。

すると、まず「何関数を使うのか」から、自分で決めなければならないのです。

そんなあなたに贈りたい、当教室の「秘策」

そんなあなたに、当教室の「秘策」があります。

これから書いていく勉強方法をきっちりやれば、IFやCOUNTIFは、きっとあなたの僕(しもべ)になります。

ただし、その方法にはひとつ、欠点がありまして……

ちょっと手間がかかって、めんどくさい勉強法なんです。

いかがですか? 試してみます?

「面倒くさいなら、やめておきます」……そう考えたあなたは、残念です。ExcelのMOS合格は、あきらめてください。

もしくは、「実務になったら自信がない」状態で、形だけの「合格」を手にしてください。

「面倒くさくても、やってみたい!」……そう思った方は、どうぞこの先を読み進めて、みごとMOS合格を手にしてください!

→※この記事を書くきっかけになった受講生の方も、この記事で再学習したら、みごと高得点で合格されました! あんなに泣くほど苦手だった、関数のセクション、満点(100%)でした!!

「関数を使わずに手作業でやってみよう」学習法

その「秘策」とは、名付けて

です!!

サクッと計算が終わる関数の裏で、Excelはいろいろ働いています

関数を使うと、たくさんの計算を手早く終わらせることができて、とっても便利なのですが、

そのとき実際に、Excelが何をやっているのか、どんな計算をしているのか、

それを知ったうえで使わないと、

結局、関数が自由に使えるようにならないのです。

ためしに「関数を使わないで」手作業でやってみましょう!

そこで、Excelの動きを理解するために、

よくある「関数を使って・・・・してください」の問題を

関数を使わないで、手作業で解いてみる

というご提案なのです。

例題

まずはこの問題をご覧ください。

パソコンで見ている方は、下記からダウンロードできます。

よくある練習問題と、何か違いますね?

そう、「関数を使わないで手作業で」なんて、何か変なことが書いてあります!!

まず関数のことは、きっぱりと忘れましょう!

この問題を「手作業で」解いていくにあたって、

まず最初は、関数のことは、絶対に考えないでください。

関数の勉強をする記事のはずなのに、「関数を忘れろ」とは、ずいぶん変なことを言うと思われるかもしれませんが、

まさにそこが、ありきたりの学習法の「落とし穴」なのです。

とにかく、まず関数のことは、きっぱりと忘れて下さい。

問題文に言われたとおりのことを、手作業でやってみましょう。

(1)合格・不合格の判定

こんなふうに考えます。

• F4セルは327→280点以上です→G4セルに「合格」と入力
  (以下は同じことの繰り返しです)
• F5セルは265→280点以上ではありません→G5セルに「不合格」と入力
• F6セルは333→280点以上です→G6セルに「合格」と入力
• F7セルは299→280点以上です→G7セルに「合格」と入力
• F8セルは317→280点以上です→G8セルに「合格」と入力
• F9セルは249→280点以上ではありません→G9セルに「不合格」と入力

はい、これでこの問題は正解です!

なんだか、ものすごく面倒な作業でしたね。

でも、これこそが、関数を使う場合にExcelに実際にやらせたい作業なんです。

手作業で「何をやったか」から、「なに関数を使うか」を考えよう

では、今あなたは、手作業でどんなことをしたでしょうか?

改めて、すこし詳しく考えてみましょう。

1. まずG4セルを埋めようと考えました。
2. G4セルと同じ行にある「合計」のらんF4セルの数字を確認しました。「327」でした。
3. 「327」と「280」は、どっちが大きいか考えました。「327が大きい」
4. 大きかったので「合格」と判断し、G4セルに「合格」と入力しました。

このような手順を踏んだと思います。

あとは、これと同じ手順を、ずっと下まで繰り返しただけですね。

では、この作業を関数でやったら、「なに関数」ですか?

「手作業でなにをやったか」確認できたところで、次のように考えてみましょう。

• 何かを足し算して合計しましたか?→　いいえ　→　SUMではない
• 何かを「1,2,3,4…」と数えましたか?→　いいえ　→COUNTではない
• 何かの平均を計算しましたか?→　いいえ　→AVERAGEではない
• 条件があって、判断をしましたか? →　はい(上記3, 4の手順)　→　[ IF関数 ]

すると、使うべき関数は「IF関数」だと分かります。

このように、「手作業でやるとしたら、何をやったか」を見ると、おのずと

「関数でやるとしたら、なに関数なのか」が見えてくるんです。

では、次の問題も同じようにやってみましょう。

(2)280点未満の人数を表示する

「手作業で」やった場合の手順は、こんな感じです。

• F4セルの内容→327は280以上→数えない
• F5セルの内容→265は280未満→数える「1(いーち!)」
• F6セルの内容→333は280以上→数えない
• F7セルの内容→299は280以上→数えない
• F8セルの内容→317は280以上→数えない
• F9セルの内容→249は280未満→数える「2(にー!)」
• 数えた結果は「2」なので、それをC12セルに入力する

はい、これでこの問題は正解です!

では、今、手作業でどんなことをしたでしょうか?

1. 合計点が問題なので、F4～F9を調べないといけない、と考えました。
2. ひとつずつ調べないとわからないので、まずF4セルの数値を確認しました。
3. F4セルは280より大きいので、「ここは数えないんだな」と判断しました。
4. 次にF5セルを見ました。F5セルは280未満なので、「ここは数えるんだな」と判断して、「1(いーち!)」と数えました。
5. 以下、同じ判断を順番にF9セルまで行いました。
6. 「合計」の全部のセルについて280未満か判断しながら数えた結果、「2」と出ました。
7. 結果の「2」を、C12セルに入力しました。

では、この作業を実現する関数は、なに関数でしょうか?

• 何かを足し算して合計しましたか?→　いいえ　→　SUMではない
• 何かを「1,2,3,4…」と数えましたか?→　はい　→ [COUNT ]
• 何かの平均を計算しましたか?→　いいえ　→AVERAGEではない
• 条件があって、判断をしましたか? →　はい　→　[ IF ]

すると、[COUNT]と[IF]ですから、使うべき関数は「COUNTIF関数」だと分かります。

関数を使った場合の正解例

最後に、この問題を「関数を使って」解いた場合の正解例を掲載します。

(ダウンロードした方は、3シート目につけてありますのでごらんください)

いったん関数を忘れて、手作業でやってみた方が、関数が分かるようになる!?

いかがでしたでしょうか?

これまで、悩んでも悩んでも分からなかった問題が、分かるようになりませんでしたか?

関数が自在に使える人は、皆「手作業ならどうする?」を飛ばしていません。練習の結果、サッと速くできるようにはなっているとしても、必ずこういう手順を、飛ばさずにやっています。だから、間違えないのです。

手早く答えを出したいために、こういう手順を全部飛ばすと、結局、関数のことが分からないままになってしまうんです。

「ズラッとたくさん並んでいて、『なになに以上』って言ってるから、これはCOUNTIFだ」

というように、問題文とシートの形だけ見て判断していると、いつまでも大切なことが分からないままになってしまいます。

実際の試験では、絶対参照($がつく)などが合わさって、もう少し複雑な例もありますが、

まずは、このような方法で、「最初から」関数の問題をやりなおしてみることを、強くお勧めします!

さあ、合格への道は開かれています。がんばって!