Gmail「重要な未読メール」セクションを活用する もう大事なメールを見落とさない!

Gmailを長く使っていると、案内や宣伝のメールにまぎれて、大切なメールを見落とすことがあります。

かといって
見落とすまいと、「すべてのメール」に通知を設定すると、Gmailの通知がむやみに多くなってしまいます。

どうやったら

• 大事なメールを見落とさないように
• 大事なメールだけ通知が鳴るように

できるでしょうか?

いろいろ試した末、Gmailの「スマート機能」を活用して「重要な未読メール」セクションを使うと、そのような運用ができることが分かりました。

この記事では、「重要な未読メール」セクションを有効にする方法、使うにあたっての注意点などを解説します。

「重要な未読メール」セクションを表示してみる

「重要な未読メール」セクションは、設定すると、受信トレイ全体と区別して表示されます。

「重要な未読メール」セクションを表示するための設定

次の2つの条件を満たすと、受信トレイの中に出現します。

※以下はスマートフォン版Gmailアプリでの設定画面です。PC版(Web版)Gmailの設定画面は、記事末尾に別項でご紹介します。

条件1:「スマート機能とパーソナライズ」がオン

条件2:受信トレイの種類が「優先トレイ」

以上の設定を行うと、受信トレイが次のようにセクション分けされます。

この「重要な未読メール」のセクションを見るだけで、今すぐチェックすべきメールがあるかどうか、一目で分かるようになります。

「重要な未読メール」セクションはこのように動作する

「重要マークつき、かつ、まだ読んでない」ものだけが表示されます。

例えばこの赤枠のメール

重要マークがついていますが、未読のままになっています。

これが、「重要な未読メール」には、このように表示されます。

ほかにも、大量の宣伝や案内のメールが来ているのですが、まるでこのメールしか届いていないかのような表示です。

そして、このメールを開いて読むと、次のような表示に変わります。

重要でない未読メールは大量にありますが、まるで、全部のメールを見終わったような表示です。

このように、大量のメールのなかから、「重要マーク」あり+まだ読んでないメールだけを選択的に表示してくれます。

確認すべき重要なメールだけ、通知を鳴らせる

さらに次の設定を行うことによって、重要な未読メール」にメールが入った時だけ、もれなく通知を受け取ることができます。重要ではない、宣伝などのメールでは通知が鳴りません。

不要なメールの通知は来ないで、重要なメールだけ通知が来る。
Gmailアプリを開くと、重要かつ、また読んでないメールだけが見えている
画面のメールをすべて確認し、メールが一通もなくなると、重要なメールの確認が完了する

という、大変効率的な運用が可能となるのです。

「重要な未読メール」セクション利用の注意点

以上の設定で、たいへん快適に運用できているわけですが、いくつか重要な注意点があります。

「スマート機能」をオンにしないと使えない→AIにメールの学習を許可することに

「重要な未読メール」セクションを表示するためには、Gmailの「スマート機能」をオンにする必要があります。

「スマート機能」とはなにか? というGoogleの説明がこちら。

Google サービスのスマート機能とコントロール - パソコン - Gmail ヘルプ

メール、チャット、動画コンテンツおよび、これらのサービスの使用方法に関するデータは、以下の方法で管理できます。 Gmail、Chat、Meet での使用方法 他の Google サービスとの共有方法 この管理機能は、Gmail、Chat、M...

support.google.com

とてもざっくりと言うと
「便利な機能を使うには、Gmailなどのデータそのものを使ってAIが学習する場合があるよ」
「分かったうえでオンにしてね」
という感じです。

メールが漏洩するという話ではまったくありませんが、機密性の高い情報を扱っている場合や、自分のメールがAIに学習されるのはいやだ、という場合には、オフにすることができます。

Gmailが自動で「重要マーク」をつけている→間違えることもある

「重要な未読メール」セクションが有効に機能するためには、「重要マーク」が正しく付いている必要があります。

「重要マーク」を、人間が手作業でつけるとしたら、結局は全部のメールを目を皿のようにして見なければなりません。

そこで、Gmailの「スマート機能」は、ユーザーにとって重要かどうかを自動的に判断し、「重要マーク」を自動的に付与します。

その仕組みについての、Googleの説明はこちら。

Gmail での重要マーク - Gmail ヘルプ

Gmail ではさまざまな情報を使用して、メールに重要マークを付けるかどうかを自動的に判断します。 メールを重要と判断する仕組み Gmail では、次のようなさまざまな情報を利用して、重要マークを付けるメールを自動的に判断しています。 メー...

support.google.com

メールを重要と判断する仕組み
Gmail では、次のようなさまざまな情報を利用して、重要マークを付けるメールを自動的に判断しています。

・メールの相手と、その相手にメールを送信する頻度
・開封したメール
・返信したメール
・普段読むメールに含まれるキーワード
・スターを付けたメール、アーカイブしたメール、削除したメール
メールに重要マークが付いた理由を確認するには、重要マークにカーソルを合わせます。

注: 重要ではないメールに重要マークが付いている場合は、重要マークをクリックして変更してください。ユーザーが変更すると、Gmail は重要なメールを学習します。

Gmail での重要マーク | Google

自分がGmail上で行ったさまざまな操作を、総合的に判断されているということです。

なので、Gmailが判断を間違えることもあります。重要なのに、重要マークがついていないこともありますし、逆に、重要でないのに、重要マークをつけられていることもあります。

そこで、実際には、次のような操作を日々おこなっています。

• どうでもいいメールに重要マークがついていたら、マメに外しておく
• あらかじめ来ると分かっている重要なメールが、重要マークなしで届いた場合は、つけておく
• 時々「受信トレイ」セクションも見に行って、重要マークの漏れがあればつけておく

こうやって、GmailのAIを「教育」していくことも、また必要になるわけです。

教育していくうちに、次第に重要マークは的確になり、ほとんど重要なメールの見落としはなくなっていきます。

補足:PC版(Web版)Gmailでの「重要な未読メール」セクションの設定

PCでWeb版のGmailを使用している方向けに、PC版の設定画面を掲載します。

「重要な未読メール」セクションを表示する設定(PC版)

1) 設定画面の入り方

ここからの操作をおこなうにあたり、まず設定画面に入る必要があります。下図のように操作すると、詳しい設定画面に入ります。

2)「スマート機能とパーソナライズ」をオンにする

3)受信トレイの種類を「優先トレイ」に設定する

※Web版Gmailでは、この下に「受信トレイのセクション」という設定項目があります。これはスマホアプリ版では表示されないものです。特に操作する必要はありません。