Excelの「合計ボタン」(オートSUM)にご用心!　知っていることが裏目に出る「魔のボタン」になることも・・・

エクセルには、便利な「合計ボタン」(オートSUMボタン)がついています。

エクセルを使う方はほぼ全員、使ったことのあるボタンですね。

オートSUMは「押せば合計できるボタン」じゃないんです

オートSUMボタンは、とても便利で手早く作業ができるのですが、意外と「実際に何をしているのか」ご存知ない方が多いボタンでもあります。

特に、「他のスクールで少しエクセルを習った方」に、誤解が多いボタンです。当教室に無料体験レッスンで来られた際に、「ここでこれ押せばいいんですよね?」といって、ポチっと押してみて、結果がまちがっているので「あれれ・・??」ということになるんです。

そう、オートSUMは、「ポチッと押せば合計が出せるボタン」ではないんです。きちんとその動作を知って使わなければ、「あれ、合計できない…」で止まってしまい、手早く作業どころか、おそろしいことに・・・「エクセル使えない人」になってしまう、「魔のボタン」に変わってしまうのです。

たとえばこんな例です。

この状態で、矢部卓也君の総合ポイントを計算しようとして、「オートSUM」ボタンを押すとこうなります。

オートSUMボタンを押しても、矢部卓也君の「外国語」しか合計範囲に入りません。あれれ??おかしいな??　何がまちがってたんだろ・・・・

オートSUMボタンの実際の動作

このとき、エクセルは次のような動作をしています。

1. まず、オートSUMボタンが押されたセルに、SUM関数を挿入する。
2. そのセルの、「上」と「左」を確認し、数字が入っているセルを探す。
3. 数字があった方向に、セルをひとつずつたどっていって、数字ではないセル(文字列または空白)を探す
4. 見つけた、「数値ではないセル」の手前までを参照範囲とする

このように、オートSUMボタンの動作内容をきちんと知れば、意図しない動作をしても「なるほど」と思えますよね。

ちなみにこの例の場合では、オートSUMボタンを押した後、正しい合計範囲をマウスで指定してやれば、正しく合計することができます。

オートSUMボタンは、「関数入力のお手伝いボタン」

ですからオートSUMボタンは、関数を手早く入力するためのお手伝いボタン、と考えるべきなのです。

この例では、オートSUMボタンを利用して、

1. ボタンを押す。
2. 範囲を選択しなおす。

このたった2手順で、次の関数を入力できていますね。

=SUM(B5:E5)

でも、あくまでお手伝いであって、もとの関数をきちんと理解して使わないと、いざというとき分からなくなるんです。「あれれ??　ボタンを押したのに合計されない・・・」というところで、先に進めなくなってしまうんです。

SUM 関数は数学/三角関数の 1 つで、値を加算します。個々の値、セル参照、セル範囲、またはこれらすべての組み合わせを加算できます。

次に例を示します。

• =SUM(A2:A10)
• =SUM(A2:A10, C2:C10)

(引用元・　Microsoft Officeサポート「SUM 関数」)

この引用をみて不思議に思われた方もいるかもしれません。SUM関数の( )の中に、範囲が2つ指定されていますね。

実はSUM関数は、( )の中に入っているものを、いくつであろうが全部足してしまう関数だったんです。ですから、

=SUM(1,2,3,4,5)

とすれば、そのセルには「15」と表示されます。

 

せっかく習うなら、実際に使えるスキルを身に付けましょう

エクセルの各機能は、その「中身を知って」使うのと、表面的に「使い方を習うだけ」では、身に付き方が全然違います。せっかく習うなら、テキスト通りの場面じゃなくて、実際に出会うどんな場面でも使えるスキルを身に付けたいですね。

• 前にエクセルを習ったのに、忘れてしまった、という方。
• 習ったはずの機能が、いざ使おうとしたら全然使えなくて悲しかった、という方。
• 独学でスキルアップを目指しているが、どう勉強していいかわからなくなった、という方。

こんな方は、当教室でじっくり基礎を見直すと、前に進めると思います。入会時にコース料金がかかりますが、入会後は毎日かよっても月々3,000円(税別)だけですので、気兼ねなくじっくり通って練習ができます。

この記事を読んで「アッ自分のことだ・・・」と思った方は、ぜひ一度、教室に遊びに来てください!