エクセルで関数を初めて使う人に、知っておいてほしい2つのこと

Excel(エクセル)
Excel(エクセル)

今日は、エクセルの「関数」を学ぶ前に、まずは知っていただきたい2つのこと。関数を使ったことがない方、ちょっと関数アレルギーな方むけの、解説記事です。やみくもにいろんな関数を覚えなくても、関数は使えるようになります。

1.「関数」ってそもそも何なのか知っておきましょう。

+ とか – とか × とか ÷ とかの、高機能版ってことでOK

「関数」とは、一体なにか? なんとなく知っているという方も、意外と「ちゃんと」理解できてないものです。

「関数」という言葉が、だいたい分かりにくいのです。この2文字からは、意味があんまり伝わってこないんですね。 そのことを、ちょっと考えてみたいと思います。

中学生向きに、わかりやすく説明しているサイトもあります。

こちらでは、「自動販売機」にたとえていますね。

明治時代の書物には、「関数」じゃなくて、「函数」と書かれていました。
「函」=「箱」という意味です。手紙を投函(とうかん)する、といいますね。あの「函」を使っていたのです。なぜ「関」になったかというと、「当用漢字じゃないから」という理由です。

「箱にある数字を入れたら、別の数字が出てくる」=「函数」ってことですね。

英語では、「関数」のことをファンクションfunctionといいます。

functionのおもな意味 機能、働き、作用、目的

「ただの数ではないよ、機能をもった数だよ」という感じですね。

当店でよく説明するのは
+ とか – とか × とか ÷ とかの、高機能版ですよー( ^^) _U~~という説明です。

「1+1=2」  といえば、「1と1を足すんだな」と分かります。これの高機能版なので、

「=sum(B1:B5)」 といえば、「B1+B2+B3+B4+B5 = いくつになるか自動でやっとくね!」という意味になります。

「=average(B1:B5)」といえば、「(B1+B2+B3+B4+B5)÷5 = いくつになるか自動でやっとくね!」という意味。だんだん高機能になりますね。これは「平均」です。

 

関数というと、むずかしいことのように言われることもありますが、結局 + や – の延長にすぎないんです。「数やデータを放り込んだら、決まった計算や処理をして、加工したものを返してくれる」、これが関数です。

2.関数を使いこなす。必要なのは、「想像力」

関数を自由に使いこなしたい。どうやったらできるのだろう?

関数はたくさんあります。とても覚えきれないぐらいあります。でも、全部覚えたからといって、エクセルの達人にはなれないのです。

関数を使う、ということは、つまり「どうやったらエクセルに、自分のやりたいことをやらせられるか、考える」ということです。初歩的な関数は覚えたほうがいいですが、大切なことは、「自分は何がやりたいのかをしっかり理解する」ことです。

先日、Yahoo!知恵袋にこんな質問が寄せられていました。i320

お願いします
図のような表で、列1の値が”1”のセルの右隣のセルの合計”1300”を求める式を教えてください。
もし、”2”なら”900”、”3”なら”400”、となる式です。

数値の組は全部で40行くらいあります。
よろしくお願いします。

つまり、

A列に「1」と書いてあるところだけを拾うと、100  500  700。これを合計したら、100+500+700=1300。  「2」と書いてあるところだけを拾うと、300 600。これを合計したら、300+600=900。

・・・・という作業を、40行分くらい自動でやらせたい、ということですね。例えば、部門別の売上高を調べる、といった用途だろうと思います。

この質問に回答しようと思ったら、こんな手順になります。

「1と書いてあるところだけ拾う、という作業が必要なんだな。」「それを合計するんだな」

関数はひとつも覚えてないとしたら、Google検索で「エクセル 拾って合計 関数」と検索します。

すると検索結果の2つ目くらいに、こんなページが出てきます。

条件に合うデータを合計 SUMIF関数

「なるほど! SUMIF関数か。」  =SUMIF(範囲,検索条件,合計範囲)だな。

「1と書いてあるところだけ拾うんだから、A1:A7が範囲、検索条件は1」「じっさい拾って合計するのはB1:B7だな」

=sumif(A1:A7,1,B1:B7)  よし、できた!

※実際の回答では、この処理を複数個自動で行わせるために、「絶対参照」を使用しています。

このように、使うべき関数を知らなくても、やろうとする作業を具体的にはっきりさせることによって、作業をすすめることができます。

関数を使う、ということは、初歩的なプログラミングでもあります。

プログラミングの入門書をどれでも読んでみれば分かりますが、あれこれ暗記しろと書いてある本はひとつもありません。「要件定義」「プログラムの設計」がまず大切ですよ、と書いてあるはずです。

エクセルには、表をつくって行う作業なら、ほとんどのことを行わせることができます。「これはきっと、エクセルでできるはず」という「想像力」をもとに、ぜひご自分で作業をしてみてください。時間はかかっても、きっとご自分でも驚くようなワークシートが作れると思います。

当店のエクセル講座では、基本のカリキュラムとして、「基礎」「応用」に分けて、順を追ってご指導することが多いです。しかし時には、さきほどの「知恵袋」のように、生徒さんが持ち込まれた質問、相談をもとに、教室で実際にワークシートの作成をお手伝いすることもあります。

キュリオステーションは、「仕事のデータ持ち込み可」「パソコン持ち込み可」のパソコン教室です。お仕事帰りに、ちょっと志木駅で降りて、お立ち寄りください。無料体験レッスンということで、今日必要なお仕事の手伝いも、可能ですよ。

パソコン教室・キュリオステーション志木店からのお知らせ
レッスンはオンラインで受講できます

パソコン教室・キュリオステーション志木店では、本年よりオンラインでの在宅レッスンを実施しております。
教室の全コースがオンラインで受講可能。実際にインストラクターがご対応いたします。
1時間の無料体験レッスンはいつでも予約できます。詳しくは公式ページをご覧ください。

スポンサーリンク
キュリオステーション志木店運営をフォローする
志木駅前のパソコン教室・キュリオステーション志木店のブログ

コメント

タイトルとURLをコピーしました